Ділова нарада та організація її проведення

Рисунок 1.1. Алгоритм організації ділової наради [13, ст. 334].

Після того, як ухвалено рішення про необхідність проведення наради, визначають порядок денний і склад його учасників.

При підготовки порядку денного необхідно визначити:

- Зміст обговорюваних проблем і головну тему відповідної наради;

- Умови, яким повинен відповідати кінцевий результат наради. Це визначає цілі наради;

- Хто і яку підготовчу роботу повинен вести. Інколи доцільно створити робочу групу, яка готує порядок денний, проводить попередні короткі наради в підрозділах, наради двох осіб і так далі

Основні помилки, що допускаються при формуванні порядку денного:

- Відсутність головної теми наради (декілька тим не дозволяють забезпечити їх точне розмежування і відповідне аналітичне забезпечення);

- Учасникам заздалегідь не роз'яснена суть обговорюваної проблеми;

- Включення до порядку денного питань, різних за об'ємом і змістом, внаслідок чого нарада перетворюється на обговорення, а часто і в суперечку між окремими його учасниками або групами. Внаслідок цього збільшується число учасників, поставлених в позицію пасивних слухачів;

- Відступ від повістки дня і розгляд стихійно виниклих проблем [6, ст. 314].

При рішенні питання про склад учасників потрібно особливо уважно підійти до формування списку як по кількісному, так і по якісному складу. Наприклад, зовсім не обов'язково на кожну нараду запрошувати керівників підрозділів. До участі в нараді необхідно привернути тих посадових осіб, які найбільш компетентні в обговорюваній проблемі, а ними, як показує практика, не завжди є керівники підрозділів. Що стосується кількості учасників нарад, то не слід запрошувати стільки осіб, скільки стільців в залі, засідань (запрошення для масовості). Оптимальний варіант - збіг кількості учасників наради з кількістю тих, що беруть активну участь в обговоренні питання. Основний критерій відбору учасників майбутньої ділової наради - це компетентність в питаннях порядку денного. Визначивши склад учасників наради, треба призначити день і час його проведення. Як правило, для наради відводиться один певний день в тиждень. Це дозволяє учасникам наради правильно спланувати свій робочий час і належним чином підготуватися до наради. Якнайкращий день для наради - середа або четвер, оскільки тижнева крива працездатності має помітний спад в понеділок і п'ятницю. За часом наради краще проводити в другій половині дня. З теорії біоритмів відомо, що у людини протягом робочого дня спостерігаються два піки підвищеної працездатності: перший - з 11 до 12 години і другий - між 16 і 18 годинами. Доцільніше нараду приурочити до другого піку, що послужить додатковим стимулом, спонукаючим учасників наради працювати швидко і ефективно, щоб не засиджуватися допізна. Оскільки будь-яка нарада порушує ритм трудової діяльності, проводити її в першій половині робочого дня недоцільно.

Основні помилки, що допускаються при визначенні тривалості наради:

- Не регламентується тривалість наради;

- Не дотримується встановлена тривалість наради;

- Наради плануються дуже тривалими;

- Не робляться перерви;

- Не обмежується час на доповіді і виступи;

- Невміння коротко і ясно висловлювати свої думки [6, ст. 315].