Основні поняття управлінського документознавства і його теоретичні основи
Управлінське документознавство – це наукова дисципліна, яка розробляє теорію управлінського документа, вивчає його генезис та еволюцію, практику створення та функціонування.
Невід’ємною складовою управлінського документознавства , як і будь-якої іншої науки, є теорія, а саме – теорія управлінського документа. Теорія є узагальнюючим знанням, що дозволяє не просто описати явище, а й пояснити йог сутність, причинно-наслідкові зв’язки взаємодії складових одиниць, спрогнозувати розвиток основних ідей галузі. На основі фундаментальних положень, принципів, пояснюючи факти, теорія об’єднує знання у певну систему. Поза системою теорія існувати не може.
Теорія управлінського документознавства, як і будь-яка наукова теорія, вибудовується на емпіричній основі, що складається із сукупності фактів, які належать управлінській сфері діяльності суспільства. Важливим чинником організації та забезпечення ефективного функціонування управлінської сфери є документ. Документ є основним об’єктом пізнання управлінського документознавства. Теорія управлінського документа – це відображення через систематизоване знання суттєвих властивостей, ознак управлінської документації у процесі її складання та функціонування. Факти в теорії фігурують не самі пособі, а у вигляді основних понять і категорій, тобто розширених понять, що концентрують знання про найважливіші властивості конкретної досліджуваної реальності.
До терміносистеми управлінського документознавства входять терміни, поняття, категорії, які означують об’єкти, процеси, явища, що вивчаються цією дисципліною. Фундаментальними поняттями управлінського документознавства є «управління», «інформація», «управлінський документ», «управлінська документація».
Під управлінням розуміють сукупність дій керуючого об’єкта, спрямованих на створення оптимальних умов функціонування керованого об’єкта відповідно до його завдань. У загальнодержавному масштабі управління представляє собою чітку диференціацію керуючих і керованих соціальних об’єктів залежно від функцій і завдань, які вони виконують. Процеси управління суспільством є складними, оскільки, з одного боку, потребують забезпечення функціонування різних його сфер (економічна, політична, культурна), а, з іншого, - на це впливає значна кількість чинників, що спричинюють коригування їх змісту та напряму реалізації.
Основними видами управлінської діяльності є комунікація, регулювання, контроль, забезпечення корпоративності та ін. загального і спеціального характеру, які залежать від конкретних умов функціонування органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, закладів, установ і організацій усіх форм власності (далі – установа).
Комунікація - це управлінська діяльність, спрямована на збір та опрацювання інформації, забезпечення її обміну, досягнення ефективної інформаційної взаємодії на рівні установи та між установами, тими, хто є носієм і реалі затором управлінських відносин. [ ]
Кожен суб’єкт правління є своєрідним вузлом комунікаційної мережі, який здійснює обмін інформацією, що надходить від різних джерел, різними каналами і спрямовується за різними адресами. Термін «комунікація» також використовують для означення сукупності прийомів, методів і процедур, термінології, які забезпечують ефективну інформаційну взаємодію між учасниками комунікаційного процесу. Комунікація установи – складана багаторівнева система зв’язків, що охоплює саму установу (внутрішня комунікація) та зовнішнє оточення (зовнішня комунікація). Зовнішня комунікація неминуча, оскільки будь-яка установа будь-якого рівня взаємодіє з оточенням у межах сфери її діяльності та суміжних із нею сфер. Внутрішню комунікація існує у вигляді обміну інформацією між підрозділами організації і має пріоритетне значення для її успішного функціонування.
