Основні поняття управлінського документознавства і його теоретичні основи

Інформація трактується як сукупність даних про внутрішній і зовнішній стан керованої системи, які використовуються для оцінки ситуації і розроблення управлінських рішень. Варто зауважити, що, сприймаючи і інформацію як сукупність даних, необхідно пам’ятати, що їй, шляхом фільтрації цілей, завдань, проблем конкретної управлінської ситуації, дії, надано спрямований характер. Інакше кажучи, управлінська інформація – це інформація, що відбиває форму і зміст управління. Інформація – це документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому середовищі [ ]. Інформація державних органів та органів місцевого самоврядування – це офіційна документована інформація, яка створюється в процесі поточної діяльності законодавчої, виконавчої та судової влади, органів місцевого і регіонального самоврядування [ ]. Інформація в автоматизованих системах - сукупність усіх даних і програм, які використовуються в автоматизованих системах незалежно від засобу їх фізичного та логічного представлення [ ]. Документальна інформація - інформація в документній або бездокументній формі, що ґрунтується на документі (документах) чи підтверджена документом (документами). Інформація документа – документна інформація разом з інформаційними елементами, що містяться в документі поза його змістом.

Інформація має певні властивості: здатність до накопичення, руху, збереження при використанні, вартість, комунікативність, різноманітність форм існування тощо. Ці та інші властивості інформації відіграють важливу роль у розумінні характеристики інформаційного забезпечення управління. Для чіткого функціонування установи необхідною є ефективна організація руху інформації, яка в сфері управління відзначена офіційно-діловим стилем і має бути актуальною, оперативною, точною, достовірною, позбавленою емоційного забарвлення, суб’єктивних суджень, відповідати повноваженням і компетенції суб’єкта управління та ін. Це впливає на інформаційний потенціал управління. Інформація, яка циркулює в управлінні, може класифікуватися за різним ознаками:

· За напрямом руху: низхідна, висхідна;

· За сферою діяльності суспільства: політична, економічна, культурна ;

· За структурованістю6 систематизована (згідно зі складом показників, спрямованістю, періодичністю, строком виконання, формою подачі і т.д.) і несистематизована;

· За підпорядкуванням конкретній системі управління: зовнішня, внутрішня;

· За часом виконання6оперативна, поточна, стратегічна;

· За характером носія: документована для друку, засобів зв’язку та ін.;

· За масштабом адреснсті6державна, регіональна, місцева, персональна і т.д.

Обіг управлінської інформації в усій управлінській інфраструктурі здійснюється винятково за допомогою управлінських документів. Дефініції основних термінів, понять, якими оперують у сфері діловодства й архівної справи, пов’язаних із означенням фактів, явищ, процесів життєвого циклу управлінського документа, знаходимо в Національному стандарті України ДСТУ 2732:2004 «діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять».

Під «управлінським (службовим) документом» слід розуміти документ, який містить інформацію для прийняття управлінського рішення, тобто управлінську інформацію.