Основні поняття управлінського документознавства і його теоретичні основи

Розрізняють вертикальну та горизонтальну внутрішню комунікацію. У випадку, коли вертикальна комунікація відбувається по низхідній лінії, зверху вниз, вищі рівні ієрархії управлінської структури установи повідомляють підлеглим про стратегічні, тактичні цілі, а також конкретні задачі, зміни пріоритетів, стандартів діяльності та ін. Значна частина низхідної управлінської інформації регламентує не тільки функціонування соціальних об’єктів низового рівня, а й процеси створення та передавання цими об’єктами інформації до об’єктів вищого рівня. Управління неможливе без зворотного зв’язку з керованими соціальними об’єктами, який здійснюється шляхом організації висхідних потоків інформації, що відбивають зміст діяльності цих об’єктів, їх завдань і повноважень. Ця інформація містить показники управління у межах самого соціального об’єкта, які засвідчують його ефективність, демонструє наскільки дієвим є управління вищих ланок і чи потребує воно корегування або оновлення. Завдяки висхідній комунікації керівництву повідомляється про реальний стан справ в установі, результат виконання прийнятих рішень, труднощі, що виникають при розв’язанні тієї чи іншої управлінської ситуації та пропоновані шляхи її подолання. Отже, напрями руху управлінського інформації у випадку вертикальної комунікації можуть бути низхідними або висхідними. На відміну від вертикальної, заснованої на відносинах рівня керуючий-керований, горизонтальна комунікація розвивається між рівноправними, одного рівня підрозділами установи.

За ступенем поширення потоки управлінської інформації можуть бути загальнодержавними, регіональними(міжрегіональними), галузевими (міжгалузевими), або ж обмежуватися конкретною установою.

Процес створення та розповсюдження інформації чітко регламентується державою, що відображено в правових, нормативних, нормативно-правових документах. Такими документами є, зокрема, закони України «Про інформацію» (1992), «Про науково-технічну інформацію» (1993), «Про захист інформації в автоматизованих системах» (1994), «Про національний архівний фонд та архівні установи» (2001), «Про електронні документи та електронний документообіг» (2003), Примірна інструкція у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (1997), Тимчасовий регламент кабінету міністрів України (2000), постанови Кабінету міністрів України «Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади» (2004) та ін. Рівень керування вищих органів влади всіма низовими інфраструктурними ланками у державі також залежить від якості організації управління в цих органах.

Діяльність, яка спрямована на підтримку функціонування керованої політичної, соціально-економічної системи у сфері дій об’єктивних законів і її цілей, їх досягнення називається регулюванням. Зміст регулювання змінюється в залежності від рівня управління. Чим вище рівень управління, тим у більшій мірі регулятивній функції властива діяльність із забезпечення безперервності виробничих і обслуговуючих процесів, підтримка руху матеріальних, трудових, фінансових, інформаційних потоків і т.д.

Контроль - такий вид управлінської діяльності, який дозволяє виявити ,корегувати, запобігати відхиленням досягнення результатів від намічених параметрів і цілей. Контроль представляє собою спостереження керуючого за керованими об’єктами і процесами з метою перевірки відповідності стану справ бажаному, передбаченому нормативними актами, програмами, планами та ін. Особлива роль контролю як функції управління полягає в тому, що він служить засобом своєчасності вжиття заходів впливу на керований об’єкт, зміни плану чи поставлених цілей.