Служба діловодства в ват хзб та її завдання
Закон України «Про внесення змін до Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи», затверджений 13 грудня 2001 року, визначає діловодство як сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи із службовими документами.
Забезпечення раціональної постановки діловодства в ВАТ ХЗБ, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій, покладається на службу діловодства.
Робота служби діловодства регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі положення (статуту) про ВАТ ХЗБ та Примірної інструкції з діловодства, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року, № 1153.
Організація праці персоналу служби діловодства ВАТ ХЗБ передбачає:
1) оптимальну організаційну структуру служби діловодства;
2) вибір раціональної форми діловодства;
3) чіткий розподіл функцій між працівниками шляхом виконання відповідних діловодних процесів та операцій;
4) правильне визначення кількісного складу працівників;
5) нормування праці кожного;
6) впровадження прогресивних методів управління персоналом задля функціонування служби діловодства як єдиної команди професіоналів
7) застосування засобів сучасної комп'ютерної та організаційної техніки;
8) раціональну організацію робочих місць та умов праці;
9) нормативно методичне забезпечення діловодства.
Факторами, що визначають вид та структуру служби діловодства і впливають на її функції та обсяг робіт, що виконуються нею, є такі:
1) розмір та територіальне розміщення установи;
2) кількісний склад працівників установи;
3) обсяг документообігу;
4) прийнята форма організації діловодства;
5) рівень механізації й автоматизації діловодних процесів.
Організаційна структура на ВАТ «Хмельницькзалізобетон» являє собою технологічно сформований набір органів і підрозділів, який на даному етапі функціонування підприємства відповідає існуючим цілям та виконуваним функціям.
Головним критерієм у побудові організаційних структур є виконання планів та реалізація стратегій, а управління розглядається як допоміжна по відношенню до головних функцій.
Виробничо-організаційна структура ВАТ «Хмельницькзалізобетон» являє собою сукупність органів, об’єднаних за лінійно-функціональним принципом побудови організаційних структур.
Вирішальним чинником для вибору оптимальної форми організації діловодства в ВАТ ХЗБ та визначення структури і штатного складу служби діловодства є обсяг документообігу, який визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів за рік.
Залежно від обсягу документообігу встановлено 4 категорії установ:
I категорія — з обсягом документообігу понад 100 тис. документів на рік;
II категорія — від 25 тис. до 100 тис. документів на рік;
III категорія — від 10 до 25 тис. документів на рік;
IV категорія — до 10 тис. документів на рік.
Враховуючи категорію установи, кількість та територіальне розміщення її структурних підрозділів, форма організації діловодства у ВАТ ХЗБ є змішаною — тобто в установах І-ІІ категорії зі складною структурою та значним обсягом документообігу.
При даній формі організації деякі операції (наприклад, приймання кореспонденції, реєстрацію, контроль, копіювання документів) централізовано виконує служба діловодства, а інші операції (довідково-інформаційне обслуговування, зберігання документів, формування справ тощо) децентралізовано виконують інші структурні підрозділи установи.
