Служба діловодства в ват хзб та її завдання

8) забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності установи та організацій, що належать до сфери її управління, для передачі на державне зберігання;

9) удосконалює форми і методи роботи з документами в установі та організаціях, що належать до сфери її управління, з урахуванням використання організаційної техніки і ПК;

10) здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах установи;

11) організовує підвищення кваліфікації працівників установи в роботі з документами;

12) впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативи в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;

13) завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами в установі [22].

При розподілі цих функцій слід дбати про забезпечення оптимального балансу між організаційними вимогами до ефективності і продуктивності та індивідуальними потребами творчості й автономності, віднаходження необхідного ступеня спеціалізації, структуризації робіт –групування за певною логікою. Обсяг робіт з кожної з функцій визначається на основі обсягу документообігу і норм часу на діловодні роботи.

Безпосереднє виконання завдань і функцій служби діловодства покладається на її працівників.

Діяльність працівників служби діловодства регламентується посадовими інструкціями, які розробляються керівником служби діловодства на підставі «Класифікатора професій ДК 003-95», затвердженого наказом Держстандарту України від 27 липня 1995 р. № 257, та затверджуються керівником установи. А отже, назва посади повинна відповідати функціям, покладеним на працівника. До основних категорій персоналу ВАТ «Хмельницькзалізобетон» відповідно до державного Класифікатора професій ДК 003-95 відносять керівників, професіоналів, фахівців, технічних службовців та робітників.

У своїй роботі працівники служби діловодства установи мають керуватися законами України, що встановлюють порядок організації діловодства й архівної справи, нормативно-правовими актами уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства та інших органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, національним стандартом на організаційно-розпорядчу документацію, розпорядчими документами установи вищого рівня і даної установи, вказівками державних архівних установ і архівних відділів міських рад.

Організація праці діловодного персоналу повинна відповідати таким основним принципам організації праці:

1) спеціалізація, тобто розподіл праці в діловодстві, при якому діловодні процеси і операції виконують у відособлених підрозділах, на визначених робочих місцях;

2) пропорційність, тобто врівноважена продуктивність діловодних служб (окремих груп, робочих місць) за одиницю часу;

3) паралельність, тобто паралельне виконання окремих діловодних процесів, операцій з метою скорочення тривалості циклу робіт;

4) оптимальна спрямованість, тобто вибір найкоротшого шляху документів від місця їх виникнення до місця використання;

5) неперервність, тобто усунення або зменшення різноманітних перерв у діловодному процесі;

6) ритмічність, тобто рівномірна робота всіх ланок діловодства в необхідному ритмі [30, с. 139].

Для системи управління підприємством ВАТ «Хмельницькзалізобетон» характерний класичний підхід до управління персоналу. Він характеризується орієнтацією на авторитарний стиль керівництва людьми; прагненням до мінімізації витрат на залучення підвищення кваліфікації кадрів, розв’язання соціальних питань (використання переважно грошових стимулів індивідуальної організації праці та її твердою регламентацією); зосередженістю кадрових служб виключно на роботі з документами, що не виходить за рамки фіксації процесів наймання, переміщення і звільнення, планування потреби в кадрах відповідно до завдань виробничих планів.