Служба діловодства в ват хзб та її завдання

Правильний вибір форми організації діловодства дає змогу досягти швидкого стратегічного реагування, оптимізувати використання ресурсів, у тому числі і трудових, сприятиме створенню оптимальних організаційних умов для більш швидкого досягнення мети, забезпечить ефективне функціонування та координацію підрозділів служби діловодства і її працівників, правильний розподіл повноважень між працівниками, унеможливить хаос у діяльності служби діловодства.

У ВАТ ХЗБ встановлено такі види служб діловодства:

1) департамент документального забезпечення і контролю;

2) управління справами;

3) загальний відділ;

4) канцелярія;

Кожна із зазначених служб діловодства, в свою чергу, структурно поділяється на підрозділи.

До складу служби діловодства входить:

1) секретаріат;

2) підрозділи (відділи, сектори, групи, служби), що забезпечують облік, реєстрацію, контроль за виконанням документів, підготовку проектів документів, оформлення і випуск документів, розгляд листів (звернень) тощо;

3) кур 'єрські служби;

4) архів.

Наприклад, до складу управління справами входить: відділ діловодства, відділ контролю та відділ розгляду звернень громадян. Ці структурні підрозділи служби діловодства, в свою чергу, можуть поділятися на більш дрібні підрозділи.

Серед безпосередньо підпорядкованих голові правління ВАТ «Хмельницькзалізобетон» підлеглих можна назвати першого заступника голови правління, заступника голови правління, заступника голови правління з економіки, заступника голови правління по виробництву, головного бухгалтера, начальника відділу охорони, секретаря, заступника відділу організації праці та заробітної плати, заступника відділу кадрів, заступника з маркетингу, заступника з якості, юриста, заступника служби з розміщення цінних паперів.

Перераховані рівні підлеглих у своєму розпорядженні мають окремі профільні структурні підрозділи, підпорядковані за функціональною ознакою.

Розкриємо основне коло діяльності, функції та завдання деяких відділів та дільниць досліджуваного підприємства.

Основним завданням служби діловодства є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в установі з використанням сучасної комп'ютерної техніки, автоматизації технологічних процесів оброблення документів та скорочення кількості документів.

Керуючись Примірною інструкцією з діловодства затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року, № 1153, служба діловодства, відповідно до основного завдання виконує такі функції:

1) розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;

2) організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;

3) організовує і забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

4) організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

5) уніфікує системи документації та документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

6) здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням в установі, вживає заходів до скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

7) приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документами та доставляє документи;