Основні обов’язки секретаря керівника
Звертаючись до довідника кваліфікаційних характеристик професій знаходимо те, що секретар керівника виконує функції, що включають організаційно-технічне забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника підприємства. А також, приймає кореспонденцію, яка надходить на розгляд керівникові, передає її, згідно з прийнятим рішенням, до структурних підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей. Веде діловодство, виконує різні операції із застосуванням комп’ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення і подання інформації для підготовки і прийняття рішень [5, 2].
Ясна річ, що секретар також приймає документи і особисті заяви на підпис керівником підприємства. Готує документи і матеріали, необхідні для роботи керівникові. Стежить за своєчасним розглядом і поданням структурними підрозділами та конкретними виконавцями документів, що надходять на виконання, перевіряє правильність оформлення підготовлених проектів документів, що передаються керівнику на підпис, забезпечує якісне їх редагування. Організовує проведення телефонних переговорів керівника, записує за його відсутності одержану інформацію і доводить до його відома її зміст, передає і приймає інформацію по приймально-переговорних пристроях, своєчасно доводить до його відома інформацію, одержану по каналах зв’язку.
Повинен також секретар виконувати роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення, порядок денний, ведення їх реєстрації), вести і оформляти протоколи засідань і нарад [5, 2].
А також секретар повинен друкувати за вказівкою керівника службові матеріали, необхідні для його роботи або вводити поточну інформацію в банк даних. Організовувати приймання відвідувачів, сприяти оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників. Формувати справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання і в установлені строки здавати до архіву. Копіювати документи на персональному ксероксі.
Як зазначає дослідниця Домнікова є ряд вимог, які повинен дотримуватися успішний секретар керівника, а саме: раціональне планування часу і роботи та безпосереднє полегшення роботи керівника [6, 29].
Щодо першого пункту, то здатність відокремити головне від другорядного в роботі часто відсутня у багатьох керівників. Це призводить до того, що співробітники, а також інші служби бувають перевантажені потоком інформації, яку необхідно проаналізувати. Головне в будь-якій справі можна знайти тільки володіючи критерієм важливості, тобто вміння визначати різні за значенням мети: загальні, приватні. Тому необхідно виробити в собі здатність якомога швидше і точніше це зробити [6, 29].
Щодо другого пункту, то одним способом полегшення є призначення графіка, а також своєчасне виконання чергових завдань, розпізнавання власних сильних і слабких сторін, краще використання власного часу, економія праці як своєї, так і керівника, підвищення продуктивності праці [6,29].
Оскільки, за всі помилки платить секретар, то він повинен дбати про календар-пам'ятки свого керівника. Багато керівників часом забувають про свої розпорядження, і тому секретар зобов'язаний думати не тільки за себе, але і за керівника, бути так званим «опікуном» [7, 10].
