Основні обов’язки секретаря керівника
У секретаря повинен завжди бути порядок, починаючи від робочого стола і до розташування документів на комп’ютері. Щодо звичайної документації, то порядок має бути таким:
. Вхідна кореспонденція: матеріали, які надходять в секретаріату.
. Поточна обробка: матеріали, які вже відпрацьовані чи повинні бути незабаром завершені.
. Вихідні матеріали: те, що йде з секретаріату. Ці групи документів повинні бути зібрані в папки або обкладинки.
Вихідні документи необхідно розділити на:
. Власне вихідну пошту, що йде за межі підприємства.
. Документи, що розсилаються в межах підприємства.
. Документи, призначені для підшивки у справи.
Важливим фактором успішності секретаря є правильний розподіл часу виконання роботи. Як правильно розділити роботу показує дослідник Стенюков.
Таблиця 1.1 - Розподіл поточної роботи секретаря
|
№/п |
Вид роботи |
Час виконання |
|
Строкова |
До виконання сьогодні (матеріали для телефонних переговорів повинні знаходиться окремо). | |
|
Менш строкова |
Слід скласти всі разом те, що відноситься до певної справи, в одну папку або обкладинку. | |
|
Призначені терміни виконання роботи та прийому відвідувачів |
Матеріали повинні розташовуватися у шафі з справами так, щоб і керівник, і його помічник, і інші співробітники могли відразу знайти їх. Сам список термінів повинен бути складений і покладено в окрему папку. | |
|
Документи постійного вживання |
Це відділення не повинно бути занадто великим. У ньому може лежати тільки те, чим користуються особливо часто. Час від часу необхідно перевіряти, чи всі документи часто бувають потрібні в даний час [22, 188]. |
Дуже часто буває так, що керівника практично не буває на місті роботи, або він завжди у роз’їздах, то в цьому випадку організація роботи секретаря буде відрізнятися. Проте, секретар повинен мати можливість за необхідності говорити зі своїм керівником у невідкладних справах. Якщо робота керівника добре узгоджена з роботою його секретаря, то обидва мають один план, з якого видно, в який час керівник буде знаходитися в певному місці і як з ним можна зв'язатися за телефоном або використовуючи Інтернет якщо це необхідно [25, 3]. У обов’язки секретаря керівника також входить робота на нарадах та підготовка до проведення конференцій. Запрошення на конференцію потрібно розіслати запрошеним, принаймні, за 2 тижні до її початку, причому слід просити відповісти на запрошення, оскільки необхідно знати, скільки прибуде учасників. У запрошенні обов'язково повинно бути вказано місце засідання, частина будинку або корпус, поверх, кімната, а також найменування транспорту, на якому можна буде дістатися до призначеного місця. Секретар має подбати про те, щоб при проведенні засідань було забезпечено наступне:
