Основні обов’язки секретаря керівника

приміщення для засідань на весь час їх проведень;

забезпечити прохід запрошених через вахту чи прохідну без затримки. Для цього необхідно заздалегідь скласти список запрошених і віддати на прохідну;

службові машини або таксі для підвезення учасників з готелів або з вокзалу;

обслуговування в залі засідань [15, 45].

Щодо першого фактора, то одним з важливих ділових контактів є взаємини керівник-секретар. Оскільки секретар є першим помічником керівника, він повинен виконувати роботу в його стилі. Фактично секретар є особистим організатором керівника, допомагає йому в плануванні робочого часу, а також у виконання намічених заходів, звільняючи від виконання допоміжних технічних операцій, фільтрує потоки кореспонденції, телефонних дзвінків та відвідувачів. На жаль, на практиці секретар часто зустрічається з такою трудністю, як необов'язковість керівника стосовно інформації про його місцезнаходження, що створює великі труднощі. У таких випадках секретар має право прямо запитати, куди йде керівник і коли повернеться. Як уже згадувалося раніше слід врахувати, що не всі керівники вміють раціонально планувати свій робочий час. Допомогти керівнику в цьому - завдання секретаря. Необхідно послідовно, але не нав'язливо виховувати потребу в плануванні часу. Бажано разом з керівником щодня уточнювати заплановані заходи на наступний день. Робити це можна під час ранкового доповіді про поточні справи і кореспонденції або під час вечірнього доповіді [6, 29].

Другий фактор характеризується тим, що основне завдання секретаря в роботі з телефоном - звільнити керівника від викликів. Допомога секретаря в організації службових розмов по телефону сприяє раціональній організації роботи керівників. Секретар завжди повинен пам'ятати про необхідність дотримання службової таємниці.

Щодо третього фактору, то обов'язки секретаря різні залежно від того, який вид прийому проводиться керівником. Прийом відвідувачів можна розділити на три види:

прийом співробітників своєї установи за поточними справах;

прийом представників інших організацій;

прийом з особистих питань.

Секретар повинен пам'ятати, що відвідувач будь-якого рангу, без винятку, може увійти до кабінету керівника тільки після доповіді секретаря. Якщо відвідувач прийшов без попередньої домовленості, то секретар може самостійно вирішити чи доповідати про нього негайно чи записати на прийом. Особливу увагу секретар повинен виявляти до організації прийому керівником відвідувачів з особистих питань [6, 29].

Четвертий фактор є одним із найважливіших, адже від того як буде проінформований керівник, залежатиме робота організації. Секретар повинен допомагати керівникові орієнтуватися в інформаційних потоках, знаходити, обробляти потрібну інформацію, а іноді і готувати інформаційно-оглядові реферати. Секретар повинен уважно переглядати статті, що розкривають цікавлять керівника питання виробничої діяльності, науково-технічні результати і т.д.

Отже, професія секретаря вимагає від людини високої підготовленості, цілого комплексу особистих і ділових якостей, зумовлених специфікою секретарської праці. Завдання секретаря полягає в тому, щоб звільнити керівника від виконання нетворчих, допоміжні-технічних операцій.