Шляхи вдосконалення організації роботи на приватному підприємстві «Дей-Сон»

Як було згадано раніше, покращення вимагає також і техніка з якою працює секретар, оскільки для проведення конференцій, зборів, відео-конференцій необхідними є сучасне обладнання та швидкісний Інтернет, саме останнім фірма є забезпечена.

Робоче місце секретаря керівника є недостатньо забезпечено засобами оргтехніки, що перешкоджає ефективній роботі секретаря. За Комовою оргтехнікою являються засоби зв’язку та технічні засоби, що використовують в діловодстві для створення, оброблення, зберігання та тиражування документів [12, 148]. Організаційна техніка складає матеріальну базу сучасних систем управління.

Для ефективнішого управління необхідним є забезпечення секретаря керівника засобами роботи з документами, за допомогою яких здійснюють діловодні процеси протягом усього життєвого циклу документу від моменту їх створення до знищення. На ПП «Дей-Сон» необхідним є придбання нового принтера, ксерокса.

У зв’язку з тим, що секретар керівника виконує багато додаткових функцій, необхідним є прийняття на роботу ще однієї людини, яка виконувала функції секретаря-діловода, або ж бухгалтера. З теорії менеджменту нам відомо, що на ефективність працівників впливає мотивація, тому на підвищення продуктивності праці секретаря керівнику варто звернути увагу на заробітну плату секретаря та забезпечення збільшення вільного часу. Основні шляхи вдосконалення організації роботи секретаря керівника на ПП «Дей-Сон» подані у таблиці.

Таблиця 2.1 - Шляхи вдосконалення організації роботи секретаря керівника

Як видно із таблиці усі засоби для покращення ефективності організації роботи секретаря є цілком можливим для виконання та в основному потребують матеріальних затрат.

ВИСНОВКИ

Проаналізувавши організацію роботу секретаря керівника на приватному підприємстві «Дей-Сон» можна зробити певні висновки, що повинні збільшити ефективність роботи секретаря.

Найпершим завданням, яке було поставлено перед нами було аналізування організації роботи секретаря керівника на приватному підприємстві «Дей-Сон».

Отож, проаналізувавши обов’язки секретаря керівника можна зробити висновок, що секретар, окрім своїх прямих обов’язків, виконує ще й часткові обов’язки бухгалтера, юриста, маркетолога, перекладача.

Ясна річ, це спричиняє певний дискомфорт для секретаря. Адже, така ситуація та виконання багатьох функцій впливає на ефективність роботи та здоров’я секретаря.

Секретар керівника повинен виконувати достатньо великий обсяг роботи, а саме: планування робочого часу керівника, ведення всієї документації на ПП «Дей-Сон», підготовка документації до зборів та конференцій, листування, робочі поїздки з керівником, підбір персоналу, виконання банківських операцій, контроль за електронною поштою керівника, проведення маркетингових досліджень, контроль за експлуатацією оргтехніки на фірмі, нарахування заробітної плати для дистриб’юторів та експедиторів, розроблення системи преміювань, робота з комп’ютером та багато іншого.