Інформаційна система управління підприємством як інструмент регулювання ефективності використання ресурсів підприємства

В кінці зміни майстер повинен підготовити пакет документів роботи зміни та виконати процес закриття зміни. Автоматизована система повинна самостійно підготовити цей пакет. Загальна схема інформаційних потоків задачі управління виробництвом продукції представлена на рис. 3.2.

Рис. 3.2 Загальна схема інформаційних потоків задачі управління виробництвом продукції

Задача 3 «Управління збутом продукції» повинна забезпечити автоматизацію процесу продажів продукції. Підсистема повинна включати засоби планування і контролю продажів, дозволяти вирішувати завдання управління замовленнями покупців, підтримувати різні схеми продажу продукції - з експедиції, складу, під замовлення, власним транспортом або самовивозом, продаж через давальників, і так далі.

Покупець засобами комунікації зв’язується з оператором експедиції і робить замовлення на постачання продукції. Для прийому замовлення, оператору необхідно знати від кого поступає замовлення, яку продукцію і скільки хоче замовити клієнт. Решту інформації (тип цін, вид доставки і ін.) при прийомі замовлення система повинна вносити автоматично, а оператор тільки підтвердити. Програма повинна сама стежити за коректністю введення інформації. Також система повинна автоматично показати заборгованість, якщо вона існує. Оператор зможе оперативно попередити покупця про існуючу заборгованість. При заборгованості більшої від можливо допустимої, яку для кожного покупця потрібно вказувати індивідуально, система повинна блокувати введення замовлення. Ввести замовлення можна тільки після часткової або повної оплати.

При необхідності, для покупця можуть бути встановлені графіки доставки. Приймати замовлення можна, як за графіком, тобто вказувати час доставки так і без графіку доставки. Для формування графіків потрібно передбачити спеціальний модуль, який оптимально розподілятиме наявний автотранспорт за маршрутами та складатиме графік доставки з можливістю коригування менеджером.

При введенні номенклатурного списку система повинна перевіряти, дозволено чи не дозволено замовляти продукцію для даного покупця і автоматично заповнювати список рекомендованою продукцією з подальшим коригуванням оператором.

Також в системі потрібно передбачити механізм коректування замовлення з веденням причин. Далі причини відхилення замовлення від початкового при потребі можна проаналізувати в звітах. Основна вимога до замовлень - кожне отримане замовлення повинно бути виконано точно в терміни і бути прозорим під час виконання. Кожна зацікавлена служба може отримати результати виконання замовлень.

Вся вироблена продукція повинна оприбутковуватись в експедиції із виробництва в режимі реального часу - інформація отримується із облікової системи виробництва по локальній мережі. Відвантажити продукцію без оприбутковування із виробництва заборонити. Це дозволить налагодити відповідальне відношення працівників до введення інформації у виробничих цехах і забезпечити оперативність отримання інформації іншими службами.

Відвантаження продукції здійснюється за вказівкою начальника відділу збуту. Одночасно виписується комплект документів на автомобіль для кожного покупця:

. Товарно-транспортна накладна - 3 шт.

. Рахунок-фактура - 2 шт.

. Посвідчення якості товару - 1 шт. (за вимогою).

Також на автомобіль виписується загальний реєстр-перепустка завантаженої продукції в розрізі кожного виду продукції в кількості 3 шт. для перевірки охороною на виїзді із підприємства.

Особливістю виписки документів являється блокування зміни параметрів буд-якого документа, якщо цей документ надруковано. Змінити вказаний документ має можливість тільки особа яка призначається керівником служби або іншим вищим керівником.

Іншою особливістю виписки товарно-транспортної накладної та рахунку являється автоматичне формування на основі попередніх замовлень, це різко прискорить підготовку видаткових документів. Також потрібно передбачити можливість введення документів без застосування «мишки», тільки з допомогою клавіатури.

При доставці продукції можлива ситуація, коли покупець відказується від частини продукції. Дана продукція із відповідними документами повертається в експедицію для повторного формування доставки для іншого покупця. Загальна схема інформаційних потоків задачі управління збутом продукції представлена на рис. 3.3.

Рис. 3.3 Загальна схема інформаційних потоків задачі управління збутом продукції.

Також у системі потрібно передбачити механізм коригування замовлення з введенням причин. Далі причини відхилення замовлення можна проаналізувати і виявити закономірності.

Під час транспортування продукції споживачам, деяка частина продукції з будь-яких причин може втратити товарний вигляд. Дану продукцію повертають у виробництво, при цьому створюється акт повернення браку.