Процес комунікацій і ефективність керування
Відповідно дослідженням керівник витрачає від 50 до 90% усього часу на комунікації. Це здається неймовірним, але стає зрозумілим, якщо врахувати, що керівник займається цим, щоб реалізувати свої ролі в міжособистих відносинах, інформаційному обміні і процесах прийняття рішень, не говорячи про управлінські функції планування, організації, мотивації і контролю. Саме тому, що обмін інформацією убудований в усі основні види управлінської діяльності, комунікації є сполучним процесом.
Оскільки керівник виконує три свої ролі і здійснює чотири основні функції, для того щоб сформулювати мети організації і досягти їх, якість обміну інформацією може прямо впливати на ступінь реалізації цілей. Це означає, що для успіху індивідів і організацій необхідні ефективні комунікації.
Хоча загальновизнано, що комунікації мають величезне значення для успіху організацій, опитування показали, що 73% американських, 63% англійських, і 85% японських керівників вважають комунікації головною перешкодою на шляху досягнення ефективності їх організаціям. Згідно ще одному опитуванню приблизно 250000 працівників 2006 самих різних компаній, обмін інформацією представляє одну із самих складних проблем в організаціях. Ці опитування показують, що неефективні комунікації – одна з головних сфер виникнення проблем. Глибоко осмислюючи комунікації на рівні особистості й організації, ми повинні учитися знижувати частоту випадків неефективних комунікацій і стає кращими, більш ефективними менеджерами. Ефективно працюючі керівники – це ті, хто ефективні в комунікаціях. Вони представляють суть комунікаційного процесу, мають добре розвите уміння усного і письмового спілкування і розуміють, як середовище впливає на обмін інформацією.
Проведемо аналіз комунікаційного процесу в організаціях.
Міркуючи про обмін інформацією в організації, звичайно думають про людей, що говорять у процесі особистого чи спілкування в групах на зборах, розмовляють по телефону чи читають і складають записки, листи і звіти. Хоча на ці випадки приходиться основна частина комунікацій в організації, комунікації являють собою все проникаючий і складний процес. Почнемо з виявлення того, де усередині організації вимагаються ефективні комунікації.
Від факторів зовнішнього середовища залежать комунікаційні потреби організації. Якщо проаналізувати, про що говорять, пишуть і читають у дійсності люди в організації, основну увагу довелося б зосередити на яких то питаннях, що зв'язані з потребами інформаційної взаємодії з зовнішнім оточенням, що чи впливає буде впливати на організацію.
Приміром, у 1982 році і ще раз у 1985 році, коли фірма «Джонсон энд джонсон» установила, що деякі капсули «Тиленола» отрутні, вищому керівництву фірми довелося налагодити ефективні комунікації з такими групами, як засоби масової інформації і споживачі, Керуванням санітарного нагляду за якістю харчових продуктів і медикаментів і дистриб’юторами. Довелося також налагодити зв'язок з керівниками середньої ланки, що стояли на чолі лабораторій і заводів у різних країнах світу. Ці керівники, у свою чергу, установили зв'язок з керівниками більш низьких рівнів і контролерами, підзвітними ім. Нарешті керівництво фірми, імовірно, сповістило про свої проблеми всіх співробітників фірми. Сполучення таких засобів комунікації, як наради, службові записки, телефонні переговори, формальні звіти, відеострічки і бесіди віч-на-віч, дозволили в кінцевому рахунку охопити багатьох працівників фірми.
Організації користаються різноманітними засобами для комунікацій зі складовими свого зовнішнього оточення. З наявними і потенційними споживачами все повідомляються за допомогою реклами й інших програм просування товарів на ринок. У сфері відносин із громадськістю першорядна увага приділяється створенню визначеного образа, іміджу організації на місцевому, загальнонаціональному чи міжнародному рівні. Організаціям приходиться підкорятися державному регулюванню і заповнювати в цьому зв'язку великих письмових звітів. У своїх щорічних звітах будь-яка компанія повідомляє інформацію з фінансам і маркетингу, а також приводить зведення про своє розміщення, можливості кар'єри, пільгах і т. п.
Використовуючи лобістів і роблячи внески на користь різних політичних груп, комітетів, організація намагається впливати на зміст майбутніх законів і постанов. Організація, де є профспілка, повинна підтримувати зв'язок із законними представниками, що працюють по найманню. Якщо профспілка в даній організації відсутня, вона може спілкуватися зі своїми працівниками заради того, щоб профспілка не з'явилася. Це лише деякі приклади з усієї розмаїтості способів реагування організації на події і фактори зовнішнього оточення.
