Процес комунікацій і ефективність керування

Відправник також повинний вибрати канал, сумісний з типом символів, використаних для кодування. До деяких загальновідомих каналів відносяться передача мови і письмових матеріалів, а також електронні засоби зв'язку, включаючи комп'ютерні мережі, електронну пошту, відеострічки і відеоконференції.

Якщо канал не придатний для фізичного втілення символів, передача неможлива. Картина іноді гідна тисячі слів, але не при передачі повідомлення по телефоні. Подібним чином може бути нездійсненним одночасна розмова з усіма працівниками відразу. Можна розіслати пам'ятні записки, що випереджають збори невеликих груп, для забезпечення розуміння повідомлення і прилучення до проблеми.

Якщо канал не занадто відповідає ідеї, що зародилася на першому етапі, обмін інформацією буде менш ефективним. Наприклад, керівник хоче попередити підлеглого про недозволенність допущених останнім серйозних порушень мір безпеки, і робить це під час легкої бесіди за чашкою кава чи пославши йому записку з нагоди. Однак по цих каналах, імовірно, не удасться передати ідею серйозності порушення настільки ж ефективно, як офіційним листом чи на нараді. Подібним чином, напрямок підлеглої записки про винятковість її досягнення не передасть ідею про тім, наскільки важливий зроблений нею внесок у роботу, і не буде тією ж мірою ефективним, як прямої розмова з наступним офіційним листом з вираженням подяки, а також премією.

Вибір засобу повідомлення не повинний обмежуватися єдиним каналом. Часто бажано використовувати два чи більші числа засобів комунікацій у сполученні. Процес ускладнюється, оскільки відправнику приходиться встановлювати послідовність використання цих засобів і визначати тимчасові інтервали в послідовності передачі інформації. Проте, дослідження показують, що одночасне використання засобів обміну усною і письмовою інформацією звичайно ефективніше, ніж, скажемо, тільки обмін письмовою інформацією. Обговорюючи результати цього дослідження, професор Терренс Митчел указує:» Головний висновок цієї роботи в тім, що усне плюс письмове повідомлення швидше за все роблять обмін інформацією більш ефективним у більшій частині випадків». Орієнтація на обидва канали змушує ретельніше готуватися і письмово реєструвати параметри ситуації. Однак ніяким образом кожен інформаційний обмін не повинний бути письмовим. У цьому випадку потоки паперів стають некерованими.

Етап стане більш зрозумілим, якщо представити його собі як операцію упакування. Багато хто дійсно гарні продукти не знаходять збуту, поки не знайдуть такого упакування, що споживач рахує зрозумілої і привабливий одночасно. Подібним чином багато людей із прекрасними ідеями не в змозі упакувати їх за допомогою символів і вкласти в канали, значимі і притягальні для одержувача. Коли таке відбувається, ідея найчастіше не знаходить збуту.

Передача інформації. На третьому етапі відправник використовує канал для доставки повідомлення (закодованої чи ідеї сукупності ідей) одержувачу. Мова йде про фізичну передачу повідомлення, що багато людей помилково і приймають за сам процес комунікацій. У той же час, як ми бачили, передача є лише одним з найважливіших етапів, через які необхідно пройти, щоб донести ідею до іншого обличчя.

Після передачі повідомлення відправником одержувач декодує його.

Декодування – це переклад символів відправника в думці одержувача. Якщо символи, обрані відправником, мають точно таке ж значення для одержувача, останній буде знати, що саме мав на увазі відправник, коли формулювалася його ідея.

Якщо реакції на ідею не потрібно, процес обміну інформації на цьому повинний завершитися.