Процес комунікацій і ефективність керування
Обговорення, збори, телефонні переговори, службові записки, відеострічки, звіти і т. п., що циркулюють усередині організації, найчастіше є реакцією на чи можливості проблеми, створювані зовнішнім оточенням.
Інформація переміщається усередині організації з рівня на рівень у рамках вертикальних комунікацій. Вона може передаватися по спадної, тобто з вищих рівнів на нижчі. Таким шляхом підлеглим рівням керування повідомляється про поточні задачі, зміну пріоритетів, конкретні завдання, рекомендуючих процедурах і т. п. Наприклад, віце-президент по виробництву може повідомляти керуючому заводом (керівник середнього рівня) про майбутні зміни у виробництві продукту. У свою чергу, керуючий заводом повинний проінформувати підлеглих йому керівників про особливості змін, що готуються.
Крім обміну по спадної, організація має потребу в комунікаціях по висхідній. Приміром, банківський службовець може помітити, що нова ЕОМ іноді змушує клієнта чекати на кілька хвилин довше, ніж колись, оскільки машина періодично зайнята чи відключається. Службовці можуть зробити висновок, що чекання дратує деяких клієнтів. Припустимо, банк ефективно проінформував кожного службовця про те, що обслуговування клієнта – перша наша турбота. У цьому випадку службовці говорять своєму безпосередньому начальнику про виниклу проблемі. Цей начальник, у свою чергу, повинний проінформувати керуючого операціями, а той – віце-президента по банківських операціях.
Передача інформації з нижчих рівнів на вищі може помітно впливати на продуктивність. В одному реальному прикладі інженер розробив більш ефективний спосіб розкрою листового металу для крил літака, і повідомляє про свою ідею безпосередньому начальнику. Якщо керівник вирішив підтримати пропозицію інженера, вона повідомить про нього на наступний, більш високий рівень керування. Зміна вимагає схвалення з боку керуючого заводом чи керуючого виробничими операціями на більш високому рівні. В наявності ситуації, у якій щось, що виникло на нижчому рівні організації, повинне піднятися на самий верх, послідовно пройшовши всі проміжні рівні керування. Цей приклад ілюструє обмін інформацією, що відбувається заради підвищення конкурентоздатності організації за рахунок збільшення продуктивності.
На кожнім з перерахованих вище рівнів могло бути прийняте рішення про відхилення нової ідеї. Якщо припустити, що ідея дійсно була гарною, повідомлення інженеру про відхилення його пропозиції фактично проінформувало б його про те, що організація не стимулює його до пошуку новаторських пропозицій, що забезпечують скорочення витрат, і до вироблення подібних пропозицій у майбутньому. У результаті організація може позбавитися багатьох серйозних можливостей підвищення продуктивності й одержання економії. Описана конкретно ідея за 5 років організації принесла економію в 13,5 млн. доларів.
Комунікації по висхідної, тобто знизу нагору, також виконують функцію оповіщення верха про те, що робиться на нижчих рівнях. Таким шляхом керівництво довідається про поточні чи назріваючі проблеми і пропонує можливі варіанти виправлення положення справ. Остання управлінська інновація в комунікаціях по висхідної – це створення груп з робітників, що регулярно, звичайно на 1 годину в тиждень, збираються для обговорення і рішення проблем у виробництві чи обслуговуванні споживачів. Ці групи одержали назва кружків якості. Обмін інформацією з висхідного звичайно відбувається у формі звітів, пропозицій і пояснювальних записок.
На додаток до обміну інформацією зі спадного чи висхідного організації мають потребу в горизонтальних комунікаціях. Організація складається з безлічі підрозділів, тому обмін інформацією між ними потрібний для координації задач і дій, оскільки організація – це система взаємозалежних елементів, керівництво повинне домагатися, щоб спеціалізовані елементи працювали спільно, просуваючи організацію в потрібному напрямку.
Приміром, представники різних відділів у школі бізнесу періодично обмінюються інформацією з таких питань, як складання розкладу занять, рівень вимог у програмах для випускників, співробітництво в дослідницькій і консультативній діяльності й обслуговування місцевого населення. Подібним же чином у лікарні обслуговуючий і лікарський персонал різних відділень повинний обмінюватися інформацією про розподіл ресурсів, координації діяльності робочих груп, контролі за витратами, нових методах лікування і т. п. у сфері роздрібної торгівлі регіональні керуючі збутом можуть періодично зустрічатися для обговорення загальних проблем, координації стратегії збуту про обмін інформацією про продукцію. У компаніях наукомістких галузей ключові керівники середньої ланки з виробничих, маркетингових і проектно-дослідницьких відділів зустрічаються для координації дій по відновленню продукції. На основі базової технології компанії можуть випускати різноманітні продукти, тому надзвичайно важливо через науково-дослідницький відділ одержувати інформацію про те, чого хоче ринок. Це дозволяє організації зберігати близькість до споживача і продовжувати ефективно задовольняти його запити. Подібним чином, виробничники повинні дати обґрунтування достатньо низьких витрат по реалізації майбутніх інновацій проектно-дослідницького відділу для того, щоб подальше виробництво було виправдано. В обміні інформацією з горизонталі часто беруть участь комітети чи спеціальні групи.
