Процес комунікацій і ефективність керування
Додаткові вигоди від комунікації по горизонталі полягають у формуванні рівноправних відносин, що є важливої складової задоволеності працівників організації.
Найбільш очевидним компонентом комунікації в організації є відносини між керівником і підлеглим. Хоча вони є прикладом обміну інформацією з вертикалі, розглянемо цей вид обміну інформацією окремо, оскільки він складає основну частину комунікативної діяльності керівника.
Деякі з численних різновидів обміну інформацією між керівником і підлеглим зв'язані з проясненням задач, пріоритетів і очікуваних результатів, забезпеченням інтересів в рішенні задач відділу, з обговоренням проблем ефективності роботи, досягнення визнання і винагороди з метою мотивації, удосконалюванням і розвитком здібностей підлеглих, зі збором інформації про назріваючу чи реально існуючу проблему, оповіщенням підлеглого про прийдешню зміну, а також одержанням зведень про ідеї, удосконалення і пропозиції.
На додаток до обміну інформацією між керівником і підлеглим має місце обмін між керівником і робочою групою. Комунікацією з робочою групою в цілому дозволяє керівнику підвищити ефективність дій групи. Оскільки в обміні беруть участь усі члени групи, кожний має можливість поміркувати про нові задачі і пріоритет відділу, про те, як варто було б працювати разом, про майбутні зміни і можливі їхні наслідки для цього й іншого відділів, про недавні проблеми і досягнення, пропозиціях раціоналізаторського характеру.
Крім того іноді робоча група збирається без керівників для обговорення проблем, чи удосконалень змін, що насуваються. Такі відносини рівності можуть сприяти підвищенню задоволеності співробітників своєю роботою.
Що таке комунікаційний процес? Багато питань задають собі науковці. Обмін інформацією широко охоплює різні частини організації і прямо пропорційно співвідноситься з її ефективністю. Але обмін інформацією не завжди так ефективний як варто було б. на ділі люди спілкуються між собою менш ефективно, чим їм це здається.
Для приклада візьмемо факт проілюстрований Ренсисом Лайкерто при вивченні роботи майстрів і їхніх підлеглих на одному з підприємств комунального обслуговування. У той час як 85% майстрів вважали, що їхні підлеглі почувають себе вільно під час обговорення важливих ділових питань, тільки в 51% підлеглих у дійсності було присутнє це почуття волі. В іншім дослідженні начальник відділу зареєстрував інструкції чи передані підлеглим рішення по 165 спеціальних приводах. Судячи з записів підлеглих, вони були інформовані тільки про 84 такі повідомлення. Один з дослідників проаналізував роботу каліфорнійської компанії в області охорони здоров'я і виявив істотні розходження між керівниками вищого, середнього і низового рівня в тім, як вони оцінюють ефективність комунікацій у їхный організації.
Крім того, у багатьох випадках передане повідомлення виявляється неправильно зрозумілим і, отже, обмін інформацією – неефективним. Джон Майнер, що видається дослідник в області керування, указує, що, як правило, лише 50% обміну інформацією приводить до обопільної згоди що спілкуються. Найчастіше причина низької ефективності складається в забутті того факту, що комунікація – це обмін.
У ході обміну обидві сторони грають величезну активну роль. Приміром, якщо ви як керуючий описуєте одному з підлеглих, як потрібно змінити роботу, це тільки початок обміну. Щоб обмін інформацією став ефективним, ваш підлеглий повинний повідомити вам, як він розуміє вашу задачу і чекати у відношенні результатів його діяльності. Обмін інформацією відбувається тільки в тому випадку, коли одна сторона пропонує інформацію, а інша сприймає її. Щоб було саме так, варто приділяти пильну увагу комунікаційному процесу.
Комунікаційний процес – це обмін інформацією між двома чи більше людьми.
Основна мета комунікаційного процесу – забезпечення розуміння інформації, що є предметом спілкування, тобто повідомлення. Однак сам факт обміну інформацією не гарантує ефективності спілкування людей, що брали участь в обміні. Щоб краще розуміти процес обміну інформацією й умови його ефективності, варто мати представлення про стадії процесу, у якому беруть участь двоє чи більше число людей.
У процесі обміну інформацією можна виділити чотири базових елементи:
- Відправник, обличчя, що генерує ідеї чи збирає інформацію і передавальне її.
- Повідомлення, власне інформація, закодована за допомогою символів.
- Канал, засіб передачі інформації.
- Одержувач, обличчя, якому призначена інформація і яке інтерпретує її.
