Формування та зберігання особових справ

Порядок ведення особових справ на «ВАТ Хмельницькзалізобетон» регулюється низкою нормативно-законодавчих актів серед яких:1) Примірна Інструкція з діловодства, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року, № 1153. 2) Методичні рекомендації щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади та зразків оформлення документів особових справ3) Постанова Кабінету Міністрів України від 25.05.98 № 731 «Про затвердження Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади»

У практичній роботі використовуються Методичні рекомендації щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затверджені наказом начальника Головдержслужби від 5 липня 1998 року № 24 з доповненнями, внесеними наказом Головного управління державної служби України від 12 грудня 2000 року № 73, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 27 грудня 2000 року за № 956/5177.

Для того, щоб правильно і вчасно прийняти рішення з будь-якого питання керівнику установи необхідно володіти інформацією про стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу є необхідною передумовою успішної аналітичної і оперативної роботи з кадрами.

Безпосередньо організація обліку кадрів покладається на відділ кадрів, інспектора з кадрів, персонал-менеджера, секретаря чи іншого співробітника, який призначається наказом керівника чи власника підприємства, установи, організації залежно від кількості особового складу.

У документації з особового складу відображується діяльність установи з питань обліку, прийняття, переведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження і пенсійного забезпечення кадрів тощо. Службові документи з особового складу є підставою для надання громадянам документів, що засвідчують їх особу, посаду, фах, а також основою для одержання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомоги.

Особові справи державних службовців ведуться в порядку, затвердженому Постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998р. № 639.

Особова справа формується з документів, які передбачені Порядком ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади.

Особова справа – це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. З огляду на це вони можуть бути використані для проведення соціально-демографічних досліджень. Крім того, як свідчить досвід вивчення особових справ, в них нерідко можна знайти документи, необхідні для вивчення історії розвитку тих чи інших підприємств, установ. Вона посідає основне місце у системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління. Заводяться особові справи на керівника підприємства, його заступників, начальників відділів та служб, їх заступників, матеріально відповідальних осіб, спеціалістів тощо.

Спочатку до особової справи заносять документи, що відображають процес приймання на роботу, потім – всі основні документі, які виникають протягом трудової діяльності працівника в установі.

Систематизуються особові справи в алфавітному порядку або по структурних підрозділах згідно зі штатним розписом. Справи на матеріально відповідальних осіб зберігають окремо. Кожній особовій справі присвоюється номер відповідно до номеру у штатно-посадовій книзі. Цей номер записується і в алфавітну книгу особових справ, затверджену наказом Мінстату України від 9 жовтня 1995 р. № 253, типова форма № П-3 (Додаток 1).

Особові справи працівників ведуться відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року № 731.

В особовій справі повинні міститися такі документи:

1) особова картка форма П-2ДС з відповідними додатками та фотокарткоюрозміром 4х6 сантиметрів, затверджена Наказом Міністерства статистики України від 26 грудня 1995 р. № 343 (Додаток 2);

2) копії документів про освіту, у тому числі про повну вищу освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації, скріплюються підписом керівника кадрової служби та печаткою.

2.1) медична довідка про стан здоров’я претендента на посаду керівника, заступника керівника центрального органу виконавчої влади, а також голови місцевої державної адміністрації за формою, встановленою МОЗ, відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України № 1151 від 19.09.2007;

3) біографічна довідка, подання про призначення на посаду, картка погодження (у разі потреби) на підставі даних, що містяться в особовій справі та трудовій книжці працівника. Відповіді на запитання у довідці мають бути лаконічними, але вичерпними. Скорочення слів, пропуски, виправлення не допускаються. Біографічна довідка складається за формою і скріплюється підписом керівника кадрової служби та печаткою;