Формування та зберігання особових справ
4) погодження, передбачені законодавством для призначення на посади керівників відповідних органів. У поданні зазначаються прізвище, ім’я та по-батькові, дата народження претендента, громадянство, займана на час подання посада, на яку посаду рекомендується (для заступників керівників — її функціональний напрям), рівень фахової та професійної підготовки, спроможність забезпечити доручену ділянку роботи, ділові та інші якості претендента, відомості про перебування претендента під слідством або наявність судимості.
5) довідка про перебування у кадровому резерві (для осіб, зарахованих до кадрового резерву), в якій зазначається посада, дата включення до резерву, відомості про роботу за особистими річними планами тощо, скріплюється підписом керівника кадрової служби відповідного органу та печаткою;
6) направлення на роботу (для магістрів державного управління і випускників вищих навчальних закладів, які навчалися за кошти державного бюджету);
7) заява для проходження стажування на відповідній посаді, індивідуальний план стажування та доповідна записка про стажування з висновками керівника структурного підрозділу (для осіб, які проходили стажування);
8) заява щодо призначення на відповідну посаду. Заяви про призначення, переміщення на іншу посаду, продовження терміну перебування на державній службі, звільнення з посади оформляються власноручно і підписуються із зазначенням дати. За змістом заяви керівником органу виконавчої влади приймається відповідне рішення, на підставі якого кадрова служба готує наказ (розпорядження) [23].
Наказ, розпорядження про призначення на посаду або звільнення з посади видається за місцем роботи також щодо тих працівників, які призначаються органом вищого рівня. У ньому зазначається дата фактичного вступу на посаду, звільнення з посади. Після призначення працівника на посаду до особової справи додаються:1) наказ, розпорядження про призначення на посаду;2) копії указів, постанов, наказів, розпоряджень органів вищого рівня про призначення (рішень про обрання) на посаду (у випадках, передбачених законодавством);3) копії документів про надані пільги;4) копія паспорта;5) копія військового квитка (для військовозобов’язаних);
6) крім особової картки та біографічної довідки, - опис документів особової справи. Бланк опису документів заповнюється під час формування особової справи і доповнюється з надходженням кожного нового документа. Працівник кадрової служби, отримуючи матеріали до особової справи, повинен перевірити дотримання правил їх заповнення, відповідність зазначених у них відомостей з оригіналами документів (паспорта, військового квитка, документа про освіту тощо). Особова справа повинна бути сформована і зареєстрована у книзі обліку руху особових справ не пізніше тижневого терміну з дня призначення на посаду.
Після формування та реєстрації особової справи на паперових носіях працівник кадрової служби формує особову справу в електронній формі. При формуванні особової справи в електронній формі у порядку визначеному Головдержслужбою згідно Постанови Кабінету Міністрів України № 1151 від 19.09.2007 року. Документи скануються, заносяться до комп’ютерної системи та засвідчуються цифровим підписом керівника кадрової служби, крім особової картки та біографічної довідки.
Правила групування документів у справи:
1) у справи вміщуються тільки оригінали документів або, у разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;
2) не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом, що належить органу вищого рівня);
3) документи групуються в справи за один рік, за винятком документів, уміщених у судові, особові та перехідні справи. Особові справи формуються впродовж усього часу роботи посадової особи в установі;
4) документи, що підлягають включенню до складу Національного архівного фонду (постійного зберігання), та документи тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років), зберігання формуються у різні справи. Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного та тимчасового зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть тимчасово групуватися впродовж року в одну справу.
5) Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).
В особових справах документи групуються в хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності:
1) внутрішній опис документів справи;
2) заява про прийняття на роботу (контракт);
3) направлення або подання;
4) особовий листок з обліку кадрів;
5) автобіографія;
6) документи про освіту (копії);
7) витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника;
