Формування та зберігання особових справ

Підшиті в справи конверти з укладеннями нумеруються порядковою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті.

Підшиті в справи документи з власною нумерацією аркушів зберігають таку нумерацію, якщо вона відповідає послідовності розташування аркушів у справі.

За наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи в діловодстві здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією правобіжною похилою рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.

За наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (1а, 126 тощо).

Щоб запобігти втраті особової справи, у ній необхідно тримати реєстраційно-контрольну картку (Додаток 7). Контрольна картка залишається у відділі кадрів на період видачі особової справи. Після повернення останньої у контрольній картці ставиться дата повернення, а особова справа повертається на своє місце. У разі відправлення особової справи поштою вказується дата відправлення, адресат, вихідний номер супровідного листа, дата повернення справи. Після передачі особової справи в архів контрольна картка знищується. Зберігається особова справа в архіві як самостійна одиниця зберігання. В разі переведення працівника на іншу роботу особова справа, як правило, не передається. Виняток становлять випадки переведення особи з підприємства на підприємство однієї системи [25, 34].

ТРУДОВІ КНИЖКИ ПРАЦІВНИКІВ