Формування та зберігання особових справ

8) доповнення до особового листка з обліку кадрів форма П-2ДС затверджений Наказом Міністерства статистики України від 26 грудня 1995 р. № 343 (Додаток

3);

9) довідки та інші документи. Копії наказів, розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо до особової справи не включаються. Ці відомості вносяться в доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки. Не рекомендується включення до особової справи наказів (розпоряджень) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації чи стажування. Не включаються також документи другорядного значення: довідки з місця проживання, про житлові умови, про стан здоров’я тому що ці документи не підлягають тривалому зберіганню. Але можуть групуватись у самостійну справу окремо від особових справ або розміщуватись у «кишеньці» на зворотному боці обкладинки особової справи.

Закінчені в діловодстві справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу повинні здаватися до архіву установи для подальшого зберігання та користування. Як правило, особові справи розміщують у сейфах чи, на крайній випадок, у спеціально для цього пристосованих залізних шафах, що замикаються [21].

Документи особової справи підшиваються в спеціально виготовлених обкладинках або у стандартних швидкозшивачах.

Кожна особова справа знаходиться у спеціально призначеній для цього папці формату А-4.

Зберігання особових справ забезпечують працівники кадрової служби, які несуть відповідальність за додержання встановленого порядку обліку, зберігання і видачі особових справ.

Для забезпечення збереженості та охайності особових справ, що свідчить про культуру діловодства в установі, їх потрібно оформити належним чином.

Оформлення справи — підготовка справи до зберігання. Оформлення справи включає комплекс робіт із нумерації аркушів у справі, складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання і з особового складу. Повне оформлення справи передбачає: оформлення реквізитів обкладинки справи за встановленою формою; нумерацію аркушів у справі; складання підсумкового напису справи; складання у разі потреби внутрішнього опису документів справи; підшивання оформлення обкладинки справи; внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи [21, 25].

На обкладинці особової справи необхідно зазначити:

1) назва підприємства, організації, установи;

2) назва структурного підрозділу;

3) номер справи;

4) кількість аркушів у справі;

5) термін зберігання справи;

6) архівний шифр справи.

7) прізвище, ім’я та по-батькові (у називному відмінку);

8) дату заведення та закінчення особової справи (день прийняття на роботу і день звільнення).

Реквізити, що проставляються на палітурці справи, оформлюються таким чином: назва підприємства, організації, установи зазначається в називному відмінку повністю з вказівкою офіційно ухваленого скороченого найменування, яке зазначається в дужках (або без них) після повної назви; назва структурного підрозділу — записується назва структурного підрозділу відповідно до затвердженої структури; індекс справи — проставляється цифрове позначення справи за номенклатурою справ; заголовок справи — переноситься з чинної номенклатури установи; дата справи — вказується рік (роки) початку і закінчення справи в

діловодстві (Додаток

4).

Перед передаванням справ до архіву установи в текст на їх обкладинках вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності, вказівки на копіювання документів тощо).

На обкладинках справ проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів.

У разі зазначення точних календарних дат указуються число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.

У разі зміни найменування установи (її структурного підрозділу) упродовж періоду, що охоплює документи справи, або під час передавання справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки. Написи на обкладинках справ робляться тільки світлостійким чорним чорнилом.

У разі вміщення в справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи.