Визначення типу та структури операційної системи ТОВ «Всесвіт Люкс»

Кожна з даних підсистем має у власному підпорядкуванні сукупність процесів: управління попитом, управління взаємовідношеннями із клієнтами, управління виконанням замовлень, управління закупівлями та управління оптимізацією склада, які пов’язаний із операційною системою через численні елементи і процеси. Всі елементи взаємодіють між собою та впливають на процеси інших підсистем. Що свідчить про те, ща дана операційна система є складною.

Для того, щоб зрозуміти сутність операційної системи ТОВ «Всесвіт-Люкс» необхдіно докладніше розглянути кожну з вище зазначених підсистем у взаємодії.

Основною для будь-якого торговельного підприємтсва є підсистема управління продажем. У ТОВ «Всесвіт-Люкс» дана підсистема представлена такими процесами:

) Планування попиту, який включає включає етапи планування продажів, закупівель та поставок, які розробляються на основі аналізу попиту за минулі періоди.

2) Управління відносинами із клієнтами. Даний процес включає проведення переговорів, укладання договорів, проведення розрахунків, управління дебіторською заборгованістю та інші процеси щодо потсійної взаємодії з приводу поточних питань.

3) управління замовленнями включає наступні рівні:

· збирання заявок торговельними представниками;

· обролення замовлення опеарторами офісу;

· передача замовлення на склад;

Комплекс всіх підсистем операційної системи дистрибутора у взаємодії зображено на рисунку 2.1.4., де вище зазначені підсистеми розгядаються у розрізі операційного циклу ТОВ «Всесвіт-Люкс» із зазаначенням кожної його стадії.

Отже, операційний цикл ТОВ «Всесвіт-Люкс» починається з проведення переговорів (стадія 1) із керівництвом торговельних точок щодо асортименту, кількості, періодичності поставок та умов розрахунків. Управляє даним процесом директор дистрибутора та начальник відділу продаж.

На даному етапі голована задача ТОВ «Всесвіт-Люкс» продати товар на умовах, що є вигідними для нього, але при цьому залишити за клієнтом відчуття, що саме він заціклавений в цих умовах.

Часто застосовується прийоми продажу щодо різноманітних акцій та знижок.

Процес проведення переговорів завершується укладанням договору між дистрибутором і торговою точкою.

Після чого начальник відділу продажів складає план з продажу (стадія 2) по регіону і передає його директору.

Директор складає детальний план з продажу з врахуванням графіків і умов розрахунку по кожному клієнту і передає даний план у відділ закупівлі товарів. Саме на основі плану з продажу складається план закупівлі товарів.

Рис.2.1.4 Підсистема управління продажем ТОВ «Всесвіт-Люкс»

На основі вище зазначених процесів управління попитом і управління взаємовідносин із клієнтами будується осовний процес дистрибутора - процес виконання замовлень (рис. 2.1.5.). З рисунку 2.1.5. можна побачити, що важливу роль у підсистемі виконання замовлень відіграє управління рухом потоку інформації між ланками дистрибутора.

Рис 2.1.5 Процес виконання замовлення

Комунікаційна мережа обміну інформацією щодо прийняття управлінських рішень представлена у ТОВ «Всесвіт-Люкс» настпуним інформаційним забезпеченням: програмнимний продуктами «1С-предприятие» та мережа електроного документообігу EDI (electronic data interchange).

Розглянемо рух інформації в процесі виконання замовлення. Заявки збираються у клієнтів торговельним представником, який веде переговори із покупцями, збирає замовлення та передає ці замовлення оператору. Передача замовлення відбувається по електроній пошті. Торговельний предсавтник надає клієнтам існуючі в компанії знижки та пропонує взяти участь в різних акціях. Також торговельні представники шукають клієнтів та пропонують послуги ТОВ «Всесвіт-Люкс». Оператор перевіряє чи знаходиться необхідний товар на складі («1 С»), після чого формує видаткову накладну («1с»), або рахунок-фактуру, якщо клієнт працює за передплатою, і надсилає її на склад (EDI). Якщо товар відстуній на складі, то оператор передає замовлення старшому оператору. Старший оператор формує замовлення і надсилає його постачальнику (EDI). Важливу роль у даному процесі відіграє бухгалтер, який склідкує за документообігом. Він взаємодіє із торговельними представниками щодо можливості поставок товару, інформуючи його про стан рахунів-фактур («1C») та зі старшим оператором щодо оплати поставлених товарів.

ТОВ «Всесвіт-Люкс» використовується декілька програмних продуктів для обміну даними між підрозділами, постачальниками і покупцями. А саме: для внутрішнього обміну інорфмацією використовується програма «1С», а для забезпечення електроного документообігу використовується система EDI. На цьому процес формування заявки завершується і починанається процес виконання замовлення, який представлений складськими операціями щодо підготовки замовлення, а саме: