Визначення типу та структури операційної системи ТОВ «Всесвіт Люкс»

· паллетная обробка;

· пікінг (відбір необхідних товарів);

· сортування;

· підготовка товарів до маркетингових акцій;

· пакування і складвування наборів

· стикерування

· фасовка та збір замволення.

Наявність таких складних підготовчних процесів по збиранню замовлень пояснюється спеціалізацією ТОВ «Всесвіт-Люкс» на реалізації косметичних засобів, що передбачає велику номенклатуру обробки - біля тисячи артикулів. У зв’язку з цим на дистрибуторі ведуться такі операції як поштучне приймання, комплектація, україномовне стикерування та наклеювання штрих-кодів. Оскільки для просування цього товару часто використаються різні рекламні акції, то на складі ТОВ «Всесвіт-Люкс» організовується зберігання та обробка торговельного і рекламного обладнання, а також комплектація наборів з різних артикулів. Відвантаження продукції супроводжується формуванням транспортних стрикерів та пакувальних листів на кожний короб або замовлення.

Керування даними процесами здійснює завідуючий складом і страший зміни. Завідуючий складом керує процесами прийоки і відвантаження продукції, здійснює загальне керування підготовкою і розміщення замовлення. Він взаємодіє зі страшим оператором щодо залишків на складі товарів та навності окремих позицій. Також він взаємодіє з торговельним представником щодо процесу відвантаження товарів експедиторам.

Старший зміни здійснює первинний облік матеріальних цінностей, контролює товар, що приймається і відправляється (за якісними і кількісними показниками) і формує замволення згідно видаткової наклалдної.

Коли замовлення готово, воно передається водію-експедитору, який здійснює доставку товарів за плановим маршрутом з чітко визначеним графіком. Загальне упралвіння процесом доставки товарів здійснює диспетчер. Саме він складає маршрут і графік доаставки товарів для кожного клієнта, базучюсиь на річноум плані продаж. Він також здійснює оперативний контроль за поставками та керує водіями-екпедиторами.

Також до його прямих обов’язків водія-експедитора входить контроль за пошкодженнями та їх фіксування. На основі цього здійснюється процес щодо поверення дефектних товарів. На малюнку 2.8. Зображений один з маршртів доставки товару в один день по місту Києву.

Рис.2.1.6 Схема маршруту доставки товарів ТОВ «Всесвіт-Люкс» у понеділок

Тобто одна машина зранку в понеділок їде спочатку на «Оболонь» по всіх клієнтах, що там знаходяться, потім на Виноградар, потім на Куренівку, а потім на «Поділ».

Основні проблеми, що вивникають на даному етапі: збої в графіках(запізнення поставок), пошкодження товарів під час доставки, відсутність чіткої системи контролювання доставок, первантаженість водіїв під час розвозки товарів, недобросовісна робота вантажників та комплектувальників

Третьою підсистемою операційної системи ТОВ «Всесвіт-Люкс» є підсистема управління запасами (рис. 2.1.3.). Вона включає два процеси:

. Управління закупівлями.

. Управління складською логістикою.

Управління закупівлями, є одним з найважливіших бізнес-процесів дистрибутора. На початку року дистрибутор укладає договори із постачальниками, де фіксуються умови щодо кількості (мінімальна, максимальна), періодичносі поставок, відвантаження товарів, розрахунків тощо. На основі цих договорів в поточному режимі здійснюєється процес поповнення запасів.

Даний процес передбачає наступні операції: складання списку запасів, що потребують поповнення, виставлення замовлення на поставку, експедиція замовлення, обробка і отримання необхідних для поставки документів, підтвердження рахунку наданого клієнтом, оплата поставки. Керування даними процесами здійснюється старшим оператором у тісному взіємозв’язку із керівником відділу продаж і постачальником. Забезпечння даного процесу здійснюється бухгалтером, який оплачує поставку і надає документи.

Також важливим аспектом управління запасами є управління складською логістикою. Даний процес включає розподіл асортименту дистрибутора на три групи за прибутковістю і часом обертання - найбільшу, середню і найменшу. Товари, що попали в першу групу замовляються таким чином, щоб знахолитись на складі потсійно. А товари з третьої групи замовляються лише під конкретне замовлення. Основною метою даного процесу є підвищення рівня сервісу клієнтів (відсутності дефіциту товару) та зниження інвестицій в товар (відсутності затоварення складів). Хоча ці два процеси суперечать один одному, їх оптимальне співвідношення є необхідною умовою ефективності функціонування дистрибутора. Основною умовою при оптимізації завантаження складу ТОВ «Всесвіт-Люкс» є розрахунок часу, за який товар, що надходить від постачальника потрапить до клієнта. Тобто співставлення часу отримання товару від постачальника (зазвичай це 1-2 дні) та час, за який клієнт зможе отримати даний товар. Також у ТОВ «Всесвіт-Люкс» проводиться аналіз статисткики замовлення різних груп товарів. Отже, на вході процесу управління запасами знаходяться: фактичні залишки товару; прогноз знаходження товарів в шляху (по кожній одиниці транспорту); час у дорозі (по видах транспорту); прогноз попиту; страхове покриття. На основі цього розробляються прогнози попиту і розраховується майбтні поставки, тобто плани продаж, план відвантажень по товарних позиціях по тижнях (або декадам, що набагато переважніше) на період до кінця поточного року.