Обгрунтування підходів до підвищення ефективності управління операційною системою

В попередньому розділі ми розглядали недоліки в управлінні поточним функціонуванням операційної системи. Зокрема ефективність операційної системи ТОВ «Всесвіт-Люкс» виявилась не на достатньо високому рівні.

Тому розгляд основних шляхів щодо підвищення ефективності управління операційною системою є основоположним у даному розділі. Для того, щоб чітко усвідомлювати кінцеву мету, необхідно дати визначення ефективності операційної системи дистрибутора. Ми вважаємо, що вищим критерієм ефективності операційної системи дистрибутора є відповідність очікуванням клієнтів, ступінь, якої залежить від точності дотримання строків і погоджених умов виконання замовлень. Це, у свою чергу, вимагає вдосконалювання всієї операційної системи, а не окремих її частин. Адже, забезпечення єдиного та безперервного процесу постачання споживача в необхідній кількості та при відповідній якості сервісу - одна з найважливіших гарантій ефективного функціонування операційної системи.

Як свідчить опитування респондентів (п.2.3.) щодо рівня логістичного сервісу ТОВ «Всесвіт-Люкс», респонденти найбильше незадоволені наявністю товарного дефіциту на складах, наявністю браків в поставках, збоями у графіках доставки, повільним реагуванням на запити, несвоєчасним обслуговування повернень. Отже, розгялнемо основні підходи до підивщення логістичного сервісу на дистрибуторі.

По-перше, ми пропонуємо здійснити деякі організаційні зміни у ТОВ «Всесвіт-Люкс». Адже аналіз у п.2.2. свідчить про існування ряду недоліків у організаційній структурі ТОВ «Всесвіт-Люкс», що впливає на ефективність операційної системи. Для їх усунення ми пропонуємо здійснити наступні дії:

). викоремити підсистему управління персоналом в окремий підрозділ. Це підвищить ефективність не тільки менеджменту персоналу, але й відділу бухглатерії, який наразі є відповідальним за управління песроналом.

). ввести в штат посаду спеціаліста з ІТ (для впровадження і підтримки нового програмного забезпечення).

). виокеремити функцію закупівлі в окремий підрозділ, що призведе до покрщення руху інформаційних потоків між підрозділами.

По-друге, ми пропонуємо налагодити ефективний оперативний контроль за діяльністю операційних менеджерів низової ланки управління: завідувач складу, старший зміни, координатор, адже попередження збоїв у виробництві залежить саме від них. Для цього ми пропонуємо:

). Зобов’язати завідуючого складу негайного повідомляти постачальника про виявлення бракованих товарів. І таким чином мінімізувати можливість проходження бракованого товару далі по ланцюгу. Чим раніше буде виявлений дефект, тем менше дистрибутор понесе витрат на заміну дефектної продукції і видалення її із ланцюга.

). Зобов’язати водіїв бути присутніми під час завантаження товару. Таким, чином вони зможуть контролювати відповідність кількості замовлення зазначеній в супровідних документах. У випадку незгоди водія з якістю упаковки, або способом завантаження він буде вправі зробити фотографії та записи записати в наклдній недоліки.

3). стимулювання персоналу щодо зведення пошкоджень товару та запізнень в графіку поставок до мінімуму. Для цього ми пропонуємо проінструктувати персонал щодо більш ретельного відношення при прийомі товару, посилити контроль за якістю кріплення вантажу, вмотивувати персонал щодо отримання бонусів при результатх з мінімальними пошкодженнями. З адміністративних мір контролю необхідно ввести можливість допустити працівником складу не більше однієї помилки на місяць (мається на увазі неякісне впакування або навантаження), а за кожну настпну помилку застосовувати штрафні санкції (рис. 3.1.1.).

Рис.3.1.1 Система стимулювання операційного персоналу ТОВ «Всесвіт-Люкс»

Для досягнення рівномірного завантаження операційної системи ми пропонуємо складати ефективні робочі графіки. Ці графіки стосуються, перш за все графіків доставки замовлень. Ми пропонуємо оптимізувати маршрути доставки шляхом маршрутизації машин наступним чином: кожна машина об’їжджатиме лише один мікро-район в день (замість декіькох). Наприклад: «Оболонь» - понеділок, «Куренівка» - віторок і так далі. Таким чином ми зменшемо витрати на транспорт та та навантаження на водіїв, що дозволить водіям більш ретельно ставитись до своїх обов’язків і як наслідок -підвищимо рівень логістичного сервісу.