Протоколювання ходу засідань, нарад
Протокол - це документ, в якому фіксується хід обговорення питань і рішення, прийняті колегіальними органами на зборах, нарадах, конференціях тощо.
Це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від підлеглих виконання доручених їм завдань, видавати розпорядчі документи.
За обсягом протоколи можуть бути:
стислими - містять лише назви обговорених питань та рішення з цих питань; рубрики «Слухали» та «Ухвалили»;
повними - назви обговорених питань, стислий виклад виступів та питань, які ставилися доповідачам і виступаючим, рішення з обговорених питань; рубрики «Слухали», «Виступили», «Ухвалили»;
стенографічними - дослівно фіксуються виступи, запитання, зауваження, рішення, пропозиції тощо.
Протоколи складають з таких реквізитів:
. Назва документа.
. Номер.
. Назва колегіального органу із зазначенням характеру його роботи (загальні збори, виробнича нарада, засідання виконкому тощо).
. Назва підприємства, організації.
. Дата й місце проведення зборів.
. Кількісний склад учасників (якщо учасників багато, то вказується кількість присутніх і до протоколу додається реєстраційний лист).
. Посади, прізвища й ініціали керівників зборів, наради тощо (голови, секретаря, членів комісії).
. Порядок денний (питання можуть формулюватися в називному відмінку).
. Текст.
. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок.
. Підписи керівників зборів, наради (голови й секретаря).
Витяг з протоколу - це певна частина (уривок) протоколу, що відображає конкретне окреме питання порядку денного, оформлена належним чином.
Документи підлягають завіренню. Один із наймасовіших видів документів, що надсилається (передається) окремим посадовим особам у Жовтневому виконкомі районної у місті ради. Реквізити витягу із протоколу аналогічні реквізитам протоколу. Окрім того є відмітка про завірення копії та відмітка про виконання.
На моїй базі практики оформляють протоколи за всіма стандартами інструкції з діловодства 2012 року, на чистих аркушах паперу формату А4. Текст протоколу складається з двох частин: вступної й основної,а за обсягом більш всього використовують повні та стенографічні протоколи. Протокол у виконкомі веде секретар. Протоколи загальних зборів, засідань, нарад підписують голова районної у місті ради В.В. Коритник й секретар, протоколи засідань комісії - всі члени комісії(на комісії розглядуються ті чи інші питання,які поступають до відділів виконкому).
САМОСТІЙНІ РОБОТИ
Самостійна робота №1
ТЕМА: Категорії підприємств по об’єму документообігу.
Усією організаційною роботою з раціональної постановки діловодства, в установах займаються спеціальні структурні підрозділи. Основними положеннями ЄДСД передбачені чотири категорії установ, залежно від структури ДЗУ, організації роботи з документами та об’єму документообігу. Об’єм документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних, внутрішніх документів за рік. В залежності від об’єму документообігу установи поділяються на чотири категорії: з об’ємом документообігу понад 100000 документів на рік; від 25000 до 100000 документів; 10000-25000 документів на рік; до 10000 документів на рік.
Самостійна робота №2
ТЕМА: Обробка документів за допомогою оргтехніки.
На моїй базі практики використовують майже усі можливі методи обробки документів за допомогою оргтехніки. Сучасна обробка документів проходить через сучасні засоби оргтехніки. Принтер - одне з розповсюджених периферійських пристроїв ПК, яке дозволяє отримати тверду копію вихідних даних роботи у виконкомі. Принтери відрізняються один від одного по багатьом показникам: типом, ціною, швидкістю друку, додатковими можливостями та ін. Принтери бувають трьох типів: матричні, струйні, лазерні. Кожен з яких має свої переваги та недоліки.
