Протоколювання ходу засідань, нарад

Довідка дає деякі дані по конкретному питанню у термінові строки.

Для пошуку документу або групи документів можуть задаватися будь - які дані, що стосуються документу, які допоможуть знайти його. При пошуку довідок по конкретному документу можна безпосередньо задавати номер документу. Пошук документів може виконуватися по невиконаним документам, виконаними документами (які мають дату виконання про відмітку о розміщенні документу у справу), по всій оперативній базі даних (документа поточного діловодного року), а також при необхідності - по архівній базі даних (документи попередніх років). При видачі інформації по конкретному документу на екран виводяться та при необхідності роздруковується реєстраційна форма. При пошуку групи документів результати пошуку виводяться на екран та роздруковуються в табличній формі. Результатом пошуку невиконаного документу являється інформація про те, у якого виконавця документ знаходиться на даний момент. Якщо документ вже виконаний, то на екран виводиться інформація, у якій справі знаходиться даний документ.

Самостійна робота № 5

ТЕМА: Виготовлення листів-маятників.

Використання листів-маятників полегшує ведення письмового листування не тільки його відправнику а й одержувачу.

Мета листа-маятника - по можливості скоротити час підготовки відповіді на письмове повідомлення, відправлене секретарю. Для листа-маятника використовується бланк, поділений на дві функціональні частини: ліва призначена для повідомлення відправник)', а права - для відповіді одержувача.

Місце, залишене для відповіді спонукатиме одержувача для короткого формулювання своїх думок, а заготовлений бланк скоротить час на його відправку. Крім того одержувачу буде легко виділити із потоку письмових повідомлень саме це повідомлення.

Таким чином лист-маятник швидко повернеться до відправника із стислою та конкретною відповіддю, виконавши свою мету.

Самостійна робота № 6

ТЕМА: Особливості оформлення копії листів, які відправляються.

Всі службові листи, які відправляються з виконкому, називаються вихідною кореспонденцією.

При підготовці листів і документів до відправки необхідно перевірити чи мають вони необхідні реквізити (штамп, печать, підписи та ін.) і зареєструвати документи в спеціальному журналі. Записи в журналі роблять в хронологічному порядку. Порядковий номер в журналі переносять на штамп листа і на його копію. Листи і інші документи, як правило, печатають в двох та більше екземплярах, направляють адресату, а копію підшивають в відповідну справу, що дозволяє завжди навести необхідну довідку.

Таку копію прийнято називати відпускною, вона відрізняється від справжньої копії порядком оформлення. На останній повинен бути штамп підприємства, завіряється вона керівником організації верхньому правому куті такі документи мають помітку: "Копія".

Копію - відпустку оформляють по іншому. Там, де повинен бути штамп, проставляють від руки дату і вихідний номер листа.

Перед найменуванням посадових осіб, які підписали оригінал, пишуть від «Оригінал підписали» або «Оп», потім пишуть прізвища, які підписували. Відпустку листа завіряє працівник, який веде діловодство. При цьому робиться

підпис: «З оригіналом вірно: секретар Т. Саєнко»

Якщо в оригіналі листа були зроблені вставки і виправлення, то їх треба внести також в копію - відпустку.

Самостійна робота № 7

ТЕМА: Робота з телефонограмами.

Телефонограма - це термінове повідомлення, що передається адресату по телефону (текст диктується і записується). Це найпростіша й найшвидша форма передання службових документів.