Протоколювання ходу засідань, нарад

Телефонограми мають такі реквізити:

. Назва документа - заголовок.

. Номер і дата телефонограми. Слово «Телефонограма», її номер і дату надходження пишуть у першому рядку. Дата телефонограми - дата її передання.

. Назва організації і службової особи - відправника телефонограми.

. Назва організації і службової особи - одержувача (кому).

. Текст телефонограми (стислий, як і текст телеграми, не більше 50 слів).

. Підпис службової особи - керівника

організації або його заступника.

. У графах «Передано» і «Прийнято» зазначають посаду, ініціали, прізвище того, хто передає і хто приймає.

Телефонограму використовують, коли треба терміново оповістити про засідання й наради, ділові зустрічі, зміни в запланованих діях.

Телефонограми, складає секретар. Одержавши телефонограму, секретар виконкому повинен ознайомити керівника чи працівників, яким адресована телефонограма. Телефонограми оформляють на чистих аркушах паперу формату А5 чи А4 в одному примірнику.

У Жовтневому виконкомі районної у місті ради телефонограми записують від руки у спеціальних журналах.

Самостійна робота № 8

ТЕМА: Робота секретаря з відвідувачем.

Організовуючи прийом співробітників своєї організації, секретар повинен знати коло осіб, що мають доступ до керівника в будь-який час; довести співробітників, дні та години прийому керівником по поточним справам. Обговорюючи прийоми з особистих питань, секретареві потрібна витримка, ввічливість, увага, турбота…Як правило, такі зустрічі відбуваються не в дні і години прийому.

Прийом відвідувачів з інших підприємств відбуваються заздалегідь записом в журналі відвідувачів. Таки журнал ведеться єдино для фіксації всіх видів прийому. Журнал містить таку інформацію:

§ номер за порядком;

§ дата та час прийому;

§ ініціали відвідувача;

§ місце роботи, посада;

§ з якого питання.

Якщо відвідувач прийшов без попередньої домовленості, то секретар має право вирішити, доповісти про нього керівнику негайно або записати на прийом.

Самостійна робота № 9