Протоколювання ходу засідань, нарад

Щоб вдосконалити прочитання тексту документа на різних обчислювачах, рекомендовано користуватися найбільш поширеними текстовими редакторами і шрифтами. Сьогодні такими редакторами є Word (версія 97 і вище), а шрифтами - Тіmes New Roman, яка постачають з більшістю обчислювачів.

Організація Виконкому використовує у своїй роботі найбільш поширені засоби оргтехніки.

Самостійна робота № 3

ТЕМА: Нові технології опрацювання інформації

Для інформаційних технологій є цілком природним те, що вони застарівають і заміняються новими. Так, наприклад, на зміну технології пакетного опрацювання програм на великий ЕОМ в обчислювальному центрі прийшла технологія роботи на персональному комп'ютері на робочому місці користувача. Телеграф, передав усі свої функції телефону. Телефон поступово витісняється службою експрес-доставки. Телекс передав більшість своїх функцій факсу й електронній пошті.

При впровадженні нової інформаційної технології в організації необхідно оцінити ризик відставання від конкурентів у результаті її неминучого старіння, тому що інформаційні продукти, як ніякі інші види матеріальних товарів, мають надзвичайно високу швидкість змінюваності новими видами або версіями. Періоди змінюваності коливаються від декількох місяців до одного року. Якщо в процесі впровадження нової інформаційної технології цьому фактору не приділяти належної уваги, цілком можливо, що до моменту завершення переходу фірми на нову інформаційну технологію вона вже застаріє і прийдеться вживати заходів щодо її модернізації. Такі невдачі з впровадженням інформаційних технологій звичайно пов'язані з недосконалістю технічних засобів, в той час як основною причиною невдач є відсутність або слабка пропрацьованість методології використання інформаційної технології.

Самостійна робота № 4

ТЕМА: Створення та введення інформаційно-довідкової картотеки.

Одна з головних завдань - складання бланку даних про документ установи. На його основі у Жовтневому виконкомі районної міської ради зобов’язані за декілька хвилин відповісти на питання двох типів: у кого, де, в якій стадії роботи знаходиться любий документ, в яких документах можна знайти інформацію по конкретному питанню.

Для відповіді на такі питання інформаційно-документаційних ресурсів - найважливіша задача. Та перш за все для виконання саме цієї задачі записують в реєстраційні форми усі дані про документ.

Інформаційно-довідкову роботу, як і саму систему реєстрації, можна вести як і в традиційній формі за допомогою довідкових картотек, так і в автоматизованому режимі. Довідкова картотека складається з реєстраційних карток. Для картотеки потрібен довгий ящик або декілька ящиків, так як карточки будуть, у відмінності від строкової контрольної картотеки, накопичується протягом року. Поділювачами у довідковій картотеці за звичаєм бувають назви структурних підрозділів (якщо вони є) або направлення діяльності в установі. В середині цих розділів зручніше розміщати карточки по алфавіту кореспондентів або питань діяльності. Окремо ведеться картотека по зверненню громадян. вона складається по алфавіту прізвищ авторів звернення. Бажано також мати окрему картотеку на законодавчо - нормативні та розпорядчі документи, котрі формуються по тематичному принципу. Часто ведуться окремо картотеки на виконані та невиконані документи. Кількість карток на обмежена. Їх можливо побудувати по будь - якому, внесеному в реєстраційну картку показнику. У цілому, до розповсюдження комп’ютерних технологій у сферу управління, інформаційно-довідкова робота з документами організації була слабкою ділянкою роботи діловодної служби. Можливість інформаційно-довідкового обслуговування значно розширена з веденням автоматизованої системи реєстрації. Сучасні системи управління базами даних дозволяє наводити довідки по будь - якій комбінації даних, включених в реєстраційну картку документів.