Система та процес управління знаннями

· утримування важливих для організації знань протягом тривалого періоду часу;

· втрата знань, які вже не є актуальними або вкрай важливими для реалізації стратегії організації;

· створення нових знань та внесення їх у бази знань.

Останній з названих напрямків стратегічної діяльності є особливо важливим і складним. Нові знання часто набуваються у процесі навчання окремих осіб, які вирішують конкретні проблеми. Однак проблеми змінюються, і побудовані в такий спосіб елементи баз знань можуть самі складатися з елементів, які, наприклад, непридатні для використання за зміни умов діяльності організації чи її стратегії. З огляду на це управління активами знань повинно трактуватися як сталий елемент управління організацією, а не використовуватися "час від часу". Підприємства, які опановують практику управління, заснованого на знаннях, створюють спеціальні відділи, головним завданням яких є координація діяльності як на тактичному, так і на стратегічному рівнях. Труднощі створення нових знань полягають у тому, що внаслідок залучення до відповідної діяльності всієї організації як цілісної одиниці вона має справу з якісно різними процесами - на відміну від ситуації створення знань в окремому підрозділі. Щоправда, хоча ми говоримо, що "навчається організація", але насправді навчаються її члени - керівництво та працівники. Базовим процесом створення нових знань є об’єднання індивідуальних знань в організаційні знання - "соціалізація знань". Але навіть у такому випадку не можна сказати, що організаційні знання виконують практичні функції і призводять до успішної діяльності організації. Вкрай необхідно, щоб вони набули певних фор, тобто перетворились на концепції - "екстерналізувалися". Концепція ж неможлива принаймні без думки. Як зазначав П.Дракер, думки схожі на квакання жаб. Із мільйона родичів виділяється одна жаба. Важливим у цьому процесі систематизації є побудова моделі, архетипу використання організаційних знань. [33]

Важливо також, щоб ці організаційні знання у формі, наприклад, ліцензії, продукту, послуги чи реклами потрапили до споживача - "інтерналізувалися". Це не повинні бути "знання для самих знань", як це часто трапляється у випадку індивідуального прагнення до мудрості - життєвої чи ділової, що є у підсумку потребою самореалізації. У випадку підприємства - це знання, які можна продавати. Викладений підхід докладно обговорюють І.Нонака та Х.Такеучі, для яких процес створення організаційних знань є "серцем" управління знаннями (суть підходу подано у попередньому розділі).