Шляхи підвищення ефективності використання робочого часу

Як показали матеріали дослідження ефективне використання робочого часу в великій мірі залежить від планування часу. Вважається, що день краще всього починати в один і той же час.

Для більш ефективного результату роботи керівника, необхідно, щоб керівник розпочинав свій день раніше за підлеглих, щоб до їх приходу в нього була можливість уточнити завдання і вжити всіх необхідних заходів для успішного подолання труднощів. Після цього виконуються важкі та неприємні справи, а в другій половині дня - легкі. Така послідовність обумовлена не тільки наростанням втомленості, але й тим, що після обіду підлеглі, контакт з якими в першій половині дня обмежені, часто приходять із проханням про допомогу, поясненнями тих чи інших завдань. Тому в другій половині краще займатися справами, які не вимагають великої зосередженості, наприклад, перегляд пошти або вирішення проблем, які знову з’явилися зранку.

Для економії часу в процесі роботи необхідно уникати імпульсивних вчинків і не відволікатися на проблеми, які виникають знову, бо вони можуть вимагати нових дій. Ці проблеми доцільно для того, щоб повернутися до них пізніше, щоб дозволити завершити почате, а проблема повинна «відлежатися» і і прийняти більш зримі обриси. Фіксація матеріалу необхідна також при раптових перервах роботи, оскільки дозволяє знову зосередитися.

Проаналізувавши ситуацію в готелі «Писанка» можна запропонувати такі поради американського теоретика Хаврі Маккея щодо економії часу [80]:

ü встановити телефон у своєму автомобілі;

ü завжди вчасно попереджати про візити, які намічаються;

ü залишати машину там, де гарантований вільний виїзд;

ü завжди мати при собі який-небудь корисний матеріал для читання;

ü використовувати телефонний автовідповідач вдома;

ü завжди просити підлеглих попередньо коротко викладати рекомендації, а потім заслуховувати обґрунтування;

ü хвалити підлеглих, які коротко викладають суть справ, і висловлювати незадоволення співробітниками, які не вміють так виступати;

ü дивитися по телевізору ранкові новини ділового життя.

Оскільки згідно з дослідженням в ТзОВ «Готель-Писанка» відсутні будь-які офіційні плани роботи менеджера та підприємства загалом, ми пропонуємо проводити таке планування на всіх етапах діяльності готелю. Дуже важливим при плануванні діяльності в готелі «Писанка» являється у правильному виборі ним форм своєї участі у виконанні стратегічних, тактичних і оперативних планів своєї діяльності, встановленні взаємозв’язків з іншими організаціями, прийнятті рішень і здійсненні контролю за їх виконанням.

При плануванні часу дуже важливим є ретельне документування і контроль за його виконанням, що дозволяє мати точне уявлення про нього, краще розподіляти на ті чи інші роботи, а також узгодження своїх дій з підлеглими і колегами.

Цей процес виходить з наступних моментів:

1. Реальність, точне визначення термінів виконання роботи і необхідний для цього час. Для цього роботи поділяють на:

ü періодично повторювальні роботи з визначеним циклом чи ритмом;

ü роботи які повторюються не періодично, наприклад відрядження;

ü роботи і завдання, які раніше не виконувалися.

2. Резервування часу для проведення конкретних видів робіт (зборів, участь в різних конференціях, особистих бесідах та консультаціях, прийом відвідувачів, підвищення кваліфікації і т.д)

3. Встановлення для регулярно повторювальної і рутинної роботи чітко визначеного часу виконання.

. Поєднання робіт між собою, групування близьких робіт, так щоб вони виконувались одна за одною.

. Врахування індивідуальної працездатності співробітників, рівень втомлюваності

У менеджерів ТзОВ «Готель-Писанка» є значно більше перспективних завдань, чим часу, необхідного для їх вирішення. У такому ж співвідношенні знаходяться сприятливі можливості і люди, здатні успішно їх використовувати. Саме тому дуже важливо визначати, які завдання повинні бути вирішені в першу чергу, а які залишені на «потім», якщо мають менше значення. Питання всього лише в тому, хто ухвалює рішення - керівник або обставини? Так або інакше, завдання підганяються під наявний час, а сприятливі можливості реалізуються у міру появи здібних на це людей. Якщо ж обставини, а не керівник, ухвалюють рішення, то завдання, швидше за все, так і залишаться невирішеними. Тому що в цьому випадку не знайдеться часу на реалізацію найбільш важливих з них.