Шляхи підвищення ефективності використання робочого часу
ü довгострокові плани складаються на рік або квартал і пов'язуються зі стратегічними цілями організації, визначають цілі, структуру і обсяги праці менеджера на довгостроковий період. На їх основі реалізуються не тільки цілі організації, а й життєві цілі менеджера. Водночас більшість менеджерів вважають, що їхні плани більше пов'язані з поточними проблемами, аніж із майбутніми можливостями;
ü середньострокові плани складаються на місяць і деталізують довгострокові плани;
ü короткострокові плани складаються на тиждень або на день і деталізують середньострокові плани.
Для того, щоб менеджер навчився планувати у трьох діапазонах, він повинен мати три типи мислення (стратегічне, тактичне, оперативне) і не шкодувати часу на планування своїх дій.
У плані на місяць зазначають передусім лише перспективні, найбільш важливі і невідкладні справи. У тижневих (декадних) планах відображають усі без винятку справи і час, потрібний для їх виконання протягом тижня. У денному плані деталізують конкретні завдання на робочий день і уточнюють час їх здійснення. Денний план повинен містити не більше десяти проблем, у тому числі не більше двох-трьох пріоритетних. На складання денного плану менеджер витрачає 5-10 хв робочого часу, але завдяки цьому економить загальний час і не випускає з поля зору важливі питання. Водночас за дослідженнями Г. Хемела та С.К. Прахалада, менеджери 97,6% свого робочого часу витрачають на вирішення оперативних завдань, тоді як повинні «запасати зерна на майбутнє», тобто вибудовувати майбутні результати діяльності організації [34, с. 104]. Тому менеджеру не слід забувати про довгострокові плани.
При плануванні (місячному, тижневому чи денному) менеджер готелю «Писанка» має відповідати на такі запитання: Що треба зробити? Коли це зробити? Хто буде робити? Де це буде зроблено? Яким чином це треба зробити? Важливим є також розподіл робочого часу на окремі види праці. При цьому керівник організації більше часу відводять на адміністративну, організаційну роботу, представництво, розв'язання соціальних проблем тощо.
Процес розробки плану особистої праці менеджера потрібно поділити на кілька етапів і здійснювати його за такою схемою:
ü на першому етапі менеджер складає перелік справ, які слід виконати протягом планового періоду. На цьому етапі потрібно всі справи об'єднати в кілька груп за категоріями - А (пріоритетні), Б (важливі), В(термінові), Д (перспективні);
ü на другому етапі визначаються затрати часу, потрібного для виконання кожного виду роботи. Оцінка потрібних затрат робочого часу буде неточною, проте частина питань може регламентуватися жорстко, скажімо на нараду відводиться 30-40 хв., на приймання відвідувачів - 2-3 год;
ü на третьому етапі резервується час для непередбачених справ. На заплановані справи відводиться 60% робочого часу, на непередбачені справи - до 20% та для резерву часу на творчу діяльність менеджера - теж до 20% робочого часу;
ü на четвертому етапі розглядається фонд робочого часу планового періоду. Оскільки плануємо лише 60% робочого часу, то орієнтуватися слід на 5-6 год на робочий день;
ü на п'ятому етапі необхідно зіставити розраховані на другому етапі затрати часу на виконання планових робіт з фондом робочого часу, визначеному на четвертому етапі;
ü на шостому етапі менеджер доопрацьовує план особистої роботи;
ü на сьомому етапі здійснюється контроль виконання плану та внесення до нього необхідних змін.
Плани роботи в ТзОВ «Готель-Писанка» мають складатися у письмовій формі, оскільки таким чином складніше буде випустити закладені в них справи. До того ж записи розвантажують пам'ять, дисциплінують, дають змогу чіткіше розподіляти роботу, тай контролювати виконання таких планів значно легше.
