Шляхи підвищення ефективності використання робочого часу

Важливим інструментом планування роботи на тиждень та день у керівника готелю «Писанка» має бути щоденник. Вигляд його або форма залежать від бажання керівника. В щоденнику записують дні тижня та фіксують години робочого дня. У кожного менеджера з часом виробляється своя система планування, а оскільки менеджер готелю не має такого щоденника, то йому у пригоді стануть такі рекомендації:

. До щоденника спочатку вносять перехідні, контрольні, нові завдання, а потім встановлюють пріоритети. Тому поле щоденника краще розділити на три частини: А - обов'язково зробити сьогодні; Б - слід було б зробити сьогодні; В - хотілося б зробити сьогодні.

2. Насамперед заносяться справи, які мають бути виконані за зовнішньою ініціативою, потім - питання за власною ініціативою менеджера, далі - питання, порушені підлеглими і наостанок - перспективні питання, над якими слід думати.

. Відібрані питання поділяють за годинами. Спочатку занотовуються ті, які пов'язані з конкретним часом. Потім планується час для комунікацій та розгляду контрольних питань.

. При визначенні робочого часу на виконання конкретної роботи слід зважати на те, що розумова праця потребує значної затрати часу. Якщо виділяти часу менше, ніж потрібно, то не вдасться якісно виконати заплановане і тоді доведеться все починати з початку.

. Під час внесення завдань до щоденника потрібно погоджувати свої плани із планами інших людей (менеджерами інших рівнів, секретарем, колегами).

6. Щоденник та план робочого дня варто тримати постійно перед очима, викреслювати в останньому те, що зроблено, робити помітки, якщо виникають якісь проблеми. Треба фіксувати результати і робити аналіз, встановлюючи, що незроблене і чому.

Після складання плану менеджеру треба виявити уміння і наполегливість для його виконання, забезпечити необхідну перевірку виконання запланованого. Ця перевірка має бути регулярною і послідовною. Один раз на квартал чи півроку слід робити огляд своїх планів і аналізувати причини невиконання тих чи інших позицій. Із метою контролю за використанням робочого часу та виконанням запланованих справ спеціаліст з організації праці Джон Адаїр рекомендує вести журнал затраченого часу (табл. 3.3.1). Принцип його ведення полягає в тому, щоб поділити день на 15-хвилинні інтервали і оформити журнал за такою формою [5, с. 237-240]:

Таблиця 3.3.1

Журнал затраченого часу менеджером протягом дня