Шляхи підвищення ефективності використання робочого часу
Проаналізувавши ситуацію що склалася в товаристві «Готель-Писанка» можна запропонувати керівникові використовувати для побудови цільової моделі так зване «дерево цілей». Воно дає змогу упорядкувати ієрархію цілей і задач. При цьому використовуються такі принципи [39, с. 116]:
ü корінь дерева мають становити задачі, що представляють формулювання робіт, які можуть бути виконані певними способами в установлені терміни;
ü кількість рівнів декомпозиції залежить від масштабів і складності поставлених цілей, прийнятих в організації структури, ієрархії її менеджменту;
ü під час розкладання головної цілі в ієрархічну структуру цілей дотримуються правила: реалізація підцілей кожного наступного рівня є необхідною і достатньою умовою досягнення цілей попереднього рівня;
ü при формулюванні цілей різних рівнів слід описувати очікувані результати, а не способи їх досягнення;
ü підцілі кожного рівня мають бути незалежними одне від одного і не випливати одне з одного;
ü головну ціль як кінцевий результат розташовують на верхівці дерева.
Головна проблема полягає не в тому, щоб визначити цілі, а в тому, щоб вирішити як їх досягти. При цьому потрібно знаходити рівновагу між цілями, але насправді й цього замало. Як вважає багато вчених, зокрема і Пітер Друкер «набагато важливіше і складніше розробляти відповідну ефективну послідовність дій, тобто планувати їх» [20, с. 74, 355].
План особистої праці менеджера має забезпечувати успішну діяльність організації, а тому має відповідати таким вимогам [8, с. 76]:
ü допомагати збільшенню масштабу задач, їх комплексності (кожна виконана робота має привносити свою частку у вирішення задачі, а вирішення кожної задачі - у досягнення цілей організації);
ü допомагати організації вкладатися в терміни, відведені для виконання поставлених задач;
ü бути розробленим таким чином, щоб використання обмежених ресурсів було оптимальним і давало змогу ними маневрувати;
ü сприяти реалізації продукції у встановлені строки;
ü передбачати небажані наслідки непередбачених ситуацій, для чого в план закладаються контрольні заходи;
ü забезпечувати єдність цілей для членів організації, підвищення ефективності їхньої роботи, що має сприяти підвищенню продуктивності праці.
Планування робочого часу менеджером Патрік Форсіт називає системою «чотирьох дій» і визначає їх як [51, c. 136]:
1) створення переліку конкретних справ і вираження їх у короткому вигляді;
2) оцінювання часу, який треба затратити для виконання конкретної справи;
3) врахування того, що завжди затрачається час понад план, з'являються непередбачені обставини, залишаються щоденні справи, які треба робити;
4) виділення пріоритетів.
Для того щоб цілі менеджера готелю «Писанка» були більш ефективними і продуктивними йому потрібно визначити ключові та пріоритетні цілі, а також інші цілі (важливі, менш термінові). У керівника готелю безліч проблем та завдань, але потрібно ретельно вибирати на яких діях концентрувати свою увагу та зусилля. Для цього менеджеру потрібно прийняти рішення про те, яким із завдань треба надати першочергового, а яким другорядного значення. Саме тому менеджер має навчитися виділяти пріоритети, у цьому йому допоможуть певні принципи, які уже згадувалися раніше, а саме принцип Парето, принцип АБВ-аналізу та принцип Ейзенхауера. Всі ці принципи передбачають поділ завдань на важливі і менш важливі.
Як показало дослідження організації праці менеджера в готелі «Писанка» відсутні будь-які плани роботи, тому у своїй діяльності менеджеру готелю «Писанка» слід використовувати надзвичайно різні види планів, які по різному показують суть справ на підприємстві. Особисті плани менеджер складає на різні строки: на рік або квартал, на місяць, тиждень або на день. На практиці менеджер готелю, що розглядається може використовувати такі різновидів планів праці менеджера:
