Шляхи підвищення ефективності використання робочого часу

Примітки

1. А - пріоритетні справи; Б - важливі справи; В - термінові справи; Д - перспективні справи.

2. До видів діяльності можна зарахувати: інспектування, відвідування робочих місць; участь у засіданнях; проведення інтерв'ю, співбесід; навчання та саморозвиток; роботу над створенням іміджу; телефонні розмови; читання документів; думання; творчий процес і т. ін.

3. У поясненнях слід дати відповідь на такі запитання: Чи відбиває затрачений час поставлені пріоритети? Чи цей вид діяльності дав якісь результати? Що буде, якщо дію не виконувати взагалі? Скільки часу можна зберегти, переглянувши підходи до цього виду діяльності? Чи можна делегувати певний вид діяльності підлеглим або передати секретарю? І т. ін.

За записами в журналі доцільно підвести підсумки за тиждень і проаналізувати, скільки часу затрачено даремно. Якщо з цим постійно боротися, то завжди буде запас часу. Менеджер, який постійно і точно фіксує та аналізує фактичні затрати свого часу, а потім намагається управляти ними, сам може визначити, скільки у нього є «корисного часу». Звичайно, це мають бути не 15-хвилинні проміжки, а великий часовий блок. Зекономлений час може затрачатися на розв'язання кризових ситуацій або для розгляду нових проблем. Завдяки веденню журналу затраченого часу протягом тижня (ще краще місяця) менеджер може отримати чітку картину розкладу свого робочого дня і побачити, які у нього справи циклічно повторюються і скільки забирають часу, яка частина робочого часу йде на виконання запланованих справ і яка використовується на непередбачені справи, скільки часу йде на спілкування з іншими людьми (підлеглими, клієнтами, партнерами) і скільки - на роботу з документами. Такий аналіз дасть можливість менеджеру вносити корективи в організацію своєї праці, робити її раціональнішою.

Висновки до розділу 3

Менеджери різного рівня спілкуються з підлеглими кожний день. І кожен з них повинен знати, вміти додержуватися ділового етикету. Від того, як він ним володіє, залежить його лідерство в колективі, авторитет і в кінцевому результаті просування по службовій драбині. Слід ще раз нагадати цитату : «Ніщо не обходиться нам так дешево і не цінується так дорого як ввічливість».

Кожний керівник повинен вміти не тільки дотримуватись основних норм етикету, але і розуміти необхідність у цьому. Манери багато в чому відбивають його внутрішню культуру, моральні та інтелектуальні якості. Правильне поводження керівника в колективі під час виконання своїх управлінських обов’язків полегшує встановлення контактів з підлеглими, сприяє досягненню взаєморозуміння, створює стійкі взаємини.

Відомо, що час - це ресурс, який неможливо не тільки зупинити, але й купити. Від того, як його використовує керівник у повсякденному житті, залежить дуже багато.

Для того щоб вивчити, як ви використовуєте свій час, необхідно вести його облік. Вже через невеликий проміжок часу, через ведення журналу або кодованого календаря, ви зможете відповісти на ряд питань, пов’язаних з ефективністю управлінської праці. Перевірка вашої щоденної роботи дає можливість більш ефективно її планувати.

Існує декілька методів та способів аналізу і вивчення робочого часу. До них слід віднести метод хронометричних спостережень, фотографію робочого часу та ін. Їх слід вміло використовувати в щоденній роботі, і це в значній мірі дозволить ліквідувати погані звички. Значне місце при вивченні перешкод використання робочого відводиться самофотографії. Найбільш ефективною нормою самофотографії є щоденник. У щоденник (професійний журнал) необхідно записувати все, що ви робите на роботі.

ВИСНОВКИ І ПРОПОЗИЦІЇ

Практичне виконання функцій управління в організації це управлінська праця, призначенням якої є забезпечення цілеспрямованих і скоординованих зусиль інших людей щодо вирішення поставлених завдань. Визначення цілей організації та створення умов для їх досягнення є метою управлінської праці. Об'єктом управлінської праці є праця персоналу організації. Предметом управлінської праці є інформація, стосунки людей у процесі організації спільної діяльності. Засобами управлінської праці є інтелект, знання та вміння людей, задіяних у процесі виконання поставлених цілей. Продуктом управлінської праці є управлінський вплив у вигляді управлінського рішення. Розрізняють три види управлінської праці як розумової: евристична праця, адміністративна, операторна праця. Управлінську працю розглядають із різних боків: функціонального, ієрархічного, технологічного, кваліфікаційного. Але те, що стосується організації управлінської праці, належить до функціонального боку. Саме функціями управління визначається сутність управлінської праці. До них належать визначення цілей і планування, організація виконання, координація та регулювання, мотивація діяльності виконавців, облік, аналізі контроль діяльності.