Документні комунікації, що відбуваються в органах державного управління України

Теоретичний аналіз літератури, а також державних нормативно-регламентуючих документів, їх порівняння, дає можливість говорити про те, що діяльність державного службовця повинна розглядатися з позиції внутрішньо - організаційних зв'язків, якiспрямовані на забезпечення функціонування інституту державного управління як організації, що має визначені функції. Разом з тим простежується перенесення такого виду комунікації на зовнішньо спрямовану діяльність державного службовця iвиражається в побудові взаємовідносин з громадськістю на зразок внутрішньо - організаційних комунікацій.

Аналіз літератури та нормативно - правових документів дає мoжливicть визначити, що модель структури державної влади, яка діє в Україні, складається з кількох сторін: 1) визначення внутрішньої організації як системи; 2) побудова організації як установлення взаємодії індивідів й органів; 3) визначення статусного положення в органі як елемента комунікаційної системи; 4) формування організаційно - управлінської взаємодії в аспекті документних комунікацій.

Основу всіх документних комунікацій що відбуваються в сфері державного управління в Україні складає організаційно - розпорядча документація (ОРД). ОРД - це управлінська документація, що слугує засобом здійснення й регулювання процесів управління. Вона призначена для оформлення процесів організації управління, правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних та інших органів, а також підвідомчих їм організацій і підприємств на основі єдиноначальності чи колегіальності.

Порядок створення, оформлення та застосування основних груп організаційно-розпорядчих документів регламентується нормативними актами, що надає їм правового характеру.

Загальна і найбільш характерна властивість усіх документів полягає в тому, що вони є джерелом або носієм інформації, широко використовуються в повсякденній діяльності, сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якої установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідкової роботи.

Основна ознака, яка дає можливість виокремити розпорядчі документи в особливу групу - юридична підстава їх створення. Як правило, вони регламентують процеси діяльності, встановлюють, припиняють, змінюють різні правові відносини і створюються у випадках, передбачених нормативними актами.

Підставами для створення розпорядчих документів є:

закони Верховної Ради України, укази Президента України;

постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

вказівки вищих органів державної влади й управління;

діяльність органів управління, передбачена нормативними актами, положеннями, статутами тощо;

інші підстави, що викликають потребу в правовому регулюванні роботи апарату управління.

Усі документи, що входять до організаційно-розпорядчих, умовно можна поділити на п'ять груп:

1). організаційні - документи, що закріплюють функції та обов'язки протягом тривалого часу (положення, статути, інструкції, правила тощо);

2). розпорядчі - документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво на певному рівні (постанови, рішення, розпорядження, накази із загальних питань, вказівки, ухвали тощо);

). довідково-інформаційні - документи, що містять інформацію про фактичний стан справ у структурі, служать підставою для прийняття розпорядчих документів (довідки, протоколи, огляди, доповідні, пояснювальні та службові записки, службові листи, звіти, доповіді, акти, договори, плани робіт, телеграми, оголошення тощо);

). документи з кадрових питань - документи, що містять інформацію про особовий склад установи, зафіксовану в заявах про прийняття (звільнення, переведення) на роботу, наказах про особовий склад, автобіографіях, характеристиках, контрактах, анкетах тощо;

). особисті офіційні - документи, за допомогою яких одні особи висловлюють свої пропозиції, скарги, передають повноваження іншим щодо отримання документів, грошей тощо, закріплюють свої права перед державою, установою чи особою. Це доручення, заповіти, заяви (позовні, про призначення допомоги, до житлово-комунальних органів, про відшкодування збитків від злочину), розписки тощо.