Документні комунікації, що відбуваються в органах державного управління України

Враховуючи вказане вище, для реєстрації документа він повинен бути віднесений до певного виду i конкретного варіанта, що попередньо описується в електронній системі.

Важливим аспектом документно - комунікаційної системи є створення i функціонування реєстрів документів, що формуються у вигляді таблиць, упорядкованих по ключових полях документів за певний період, якi відповідають певним критеріям. В документно - електронній системі реєстри забезпечують виконання перегляду, пошук, включення нових документів, редагування, видалення та iн. Надання прав доступу до реєстрів групам користувачів виконується згідно iз структурно-логічною схемою функціонування (маршрутизації), стану і етапами обро6ки документів. Як правило, для одного виду документів визначається кілька реєстрів, а в одному реєстрі перебувають документи тільки одного виду.

Фактичним відображенням документа в реєстрі є електронна форма (картка), в яку вносяться елементи інформації в структурованому вигляді, що вiдпoвiдають кожному реальному документові. Форма i порядок заповнення реєстраційних карток, а також, при нео6хідності, алгоритми розрахунку окремих реквізитів визначаються для кожного варіанта документів.

Кожний документ, що формується в органах i циркулюючий в установах, а також документи, що поступають ззoвнi чи передаються в інші органи, установи, організації, мають певну визначену структуру, тобто набір параметрів: склад реквізитів документа та їх кiлькicть; взаємне розташування реквізитів; правила формування значень реквізитів.

Структура дoкyмeнтiв формується за рахунок використання в ньому полів різних типів, кожне з яких відповідає окремому реквізиту (елементу) документа. В інформаційній системі в структурудодаються cиcтeмні реквізити, що редагуються користувачем.

Ключовими полями кожного документа є його дата реєстрації і реєстраційний номер. Можливо додатково вводити додаткові дату і номер документа для вхідної документації із сторонніх органів i установ. У сукупності із системним кодом ці параметри дають можливість однозначно ідентифікувати документ. Для авторизації доступу до кожного документа в реєстрі зберігаються дані про його створення i останню редакцію, що включають код користувача, код i номер автоматизованого робочого місця особи, що створила документ, i особи, що останньою його змінювала, дата i час цієї зміни. Ця інформація повинна формуватися в системі автоматично i не є доступною для редагування.

При формуванні документів документна електронна система повинна мати комплекс аналітичних довідників, що включають дані про о6'екти i суб'єкти управління, типові схеми рішень, навчально-методичні довідкові матеріали i схеми, структуровану юридичну (законодавчу i нормативну) інформацію. Важливим аспектом є наявність типових форм документів (6аза формулярів), на основі яких може створюватися новий документ. Необхідність включення в документ посилань на інші документи виникає у випадку, коли документ формується на основі іншого.

В документно - електронній системі по кожному документу необхідно зберігати різну кількість числових значень (суми, кількість), логічно пов’язаних з певними суб'єктами управління. Найбільш вагомі з них зберігаються в базі даних. текстові поля формуються для ключових назв чи фраз, що відображають суть документа i підлягають обліку в реєстрі.

Кожномуреквізиту документа може бути визначене відповідне його призначення. Цей механізм дає змогу ефективно проводити вибір документів різних варіантів. Наприклад, реквізит з призначення "Організація-відправник" дозволить вибрати документи, що надійшли з заданої організації.

У процесі розробки та реалізації рішень документ проходить через можливі моменти його стану. В електронних системах стан документа характеризується відповідним кодом (індикаторами). Значення окремого індикатора вказує на відповідну операцію над цим документом, наприклад документ підписано, рішення в стадії виконання і контролю.