Документні комунікації, що відбуваються в органах державного управління України

За допомогою організаційно - розпорядчої документації здійснюється комунікація між органами державної влади як по вертикалі так і по горизонталі.

В даному аспекті документні комунікації визначаються як локальні, тобто орієнтовані 6езпосередньо на визначену організацію, на методи I засо6и побудови внутрішніх взаємозв'язків процеси. Часто їх називають документні потоки.

Більшість науковців відзначають залежність документно - комунікаційних побудов вiд структури організації, ії складності, централізації, децентралізації. У плані організації i розуміння документних комунікацій можна акцентувати увагу на тому аспекті життєдiяльнocтi органу, що характеризується визначеними зовнішніми, соціальними, суспільними й соціокультурними особливостями. Організаційна структура забезпечує: внесення повної яcнocтi в діяльність, для того, щоб кожний знав, хто що повинен робити i хто за одержання яких результатів відповідає, усунення перешкод, що заважають нормальній комунікації, що виникають при нечіткому визначенні кола обов’язків по тій або iншiй посаді, створення сучасної комунікаційної системи для забезпечення процесу безперешкодного прийняття рішень, що відповідають вимогам, та є своєчасними.

Ефективність документних комунікацій значною мірою залежить вiд професійних вмінь державного службовця. Цей аспект співвідноситься з акцентами, розставленими в державних документах щодо врегулювання вимог офіційної етики державних службовців.

Кінцевим продуктом документного продукування державного службовця має бути реалізація нормативно - правових документів щодо задоволення потреб суспільства, забезпечення основних прав і свобод громадян, послідовний і сталий розвиток країни та поступове входження її до європейської спільноти.

Діяльність кожної державної установи базується на сукупності управлінських ділових процесів, що встановлюються законодавством та іншими постановами, закріпленими в регламентуючих документах. У ці процеси залучені фінансові, матеріальні, людські інформаційні й інші види ресурсів. Ними та організаційною структурою управління визначається порядок взаємодії окремих співробітників, функціональних служб, відділів iуправлінь. тому передусім при впровадженні новітньої системи необхідно визначити організаційні, адміністративні, соціальні, господарчі та iншi процеси з метою найбільш повного їх моделювання в ІІАС (інтегрованій інформаційній аналітичній системі).

Ключовою особливістю процесу осучаснення державного управління є необхідність системного поєднання чіткої ієрархічної структури управління з багатоплановістю каналів надходження, методів узагальнення обробки інформації,яка надається у вигляді документів, що зумовлюється динамічним процесом соціально-економічного розвитку, комплексом підсистем інформаційної підтримки управління на різних рівнях державної політики.

Сучасні типи організаційних структур управління залежно вiд характеру зв’язків між органами розрізняються на: лінійну, лінійно-функціональну, матричну, дивізіональну, мережеву. Враховуючи переваги та недоліки того чи іншого типу, нео6хідно зазначити те, що структура управління визначаєтьсяконкретними соціально-економічними умовами та особливостями території побутування.

Сполучними ланками процесів в управлінні вважаються документи, що є основним способом подання інформації, на основі якої функціонує державний орган, установа, організація або підприємство. При цьому документи здебільшого відображають нижній рівень структурованості інформації, вони є первинним джерелом для баз даних i прикладних інформаційних систем. Циркуляція документів в органах підтверджує факти завершення тих чи інших операцій, фіксує операції в тих чи інших реєстрах, управляє процедурою контролю всіх завдань, з яких складаються процеси.

Майже кожна адміністративна, фінансова, господарча, організаційна i будь - яка інша операція супроводжується або підтверджується відповідними документами. 3начна частина вхідних даних для обліку отримується з базових (первинних) документів, що використовуються в установі. Слід зазначити, що великі затрати часу співробітники установи витрачають на так звану забезпечувальну функцію, тобто на пошук необхідних для роботи документів, особливо в разі підготовки таких документів іншими співробітниками, підрозділами. Ці витрати значно зростають при функціональній i територіальній розподіленості документних матеріалів. Внаслідок цього, в будь - якій установі, де ведеться активна робота з різними документами, рано чи пізно встає проблема систематизації, обробки і безпечного збереження значних обсягів інформації. Важливу роль в оптимізації діяльності підприємства будь-якого розміру і профілю діяльності грають сучасні системи електронного документообігу.