Документні комунікації, що відбуваються в органах державного управління України

Основне призначення документів - підтвердження, обґрунтування та супровід адміністративних, господарчих, фінансових та інших операцій, що проходять у державній установі, реєстрація фактів їх виконання. Для виконання цих функцій необхідно для кожного варіанта створити операції по документу. Операція над документом проводиться за наявності необхідних передумов. Залежно від стану документа інформаційна система за заздалегідь закладеним сценарієм (правилам) пропонує користувачеві всі доступні в конкретний момент операції. Виконання цих операцій змінює стан i створює передумови для наступних або до попередніх (відміна операцій).

Рух документа між органами і виконавцями визначає поняття маршрутизації. В документно - комунікаційній системі рух документа за визначеним маршрутом відображається послідовно в різних реєстрах. При організації систем документообігу системи маршрутизації i контролю є однією із основних складових. При їх побудові використовують два підходи: документоорієнтований та роботоорієнтований. У першому випадку маршрутизується сам документ, а інші параметри асоціюються з ним. У другому - основним об'єктом є управлінський процес прийняття окремого рішення.

Утаких системах використовують два типи маршрутизації:

жорстка маршрутизація з чітко визначеним шляхом руху документа (Struсtured DocFlоw) i контролем виконання. Такий тип є найбільш поширеним i в сучасних ІАС;

вільна або відкрита маршрутизація, коли шлях руху документа визначається із конкретних потреб i завдань у даний момент. У цьому випадку використовуються методи послідовних та паралельних маршрутів. У послідовному маршруті документ передається від одного користувача до другого після завершення роботи над ним або після вичерпання контрольного часу. Паралельна маршрутизація використовується у випадку одночасної роботи над виконанням рішень по документу кількох співробітників а6о служ6. В обох випадках використовуються списки розсилання завдань користувачам або їх групам із зазначеними термінами їх виконання.

При цьому використовують такі види контролю: доставки завдання; виконання; тepмiнiв виконання; історії виконання завдання; якості виконання (підтвердження виконання).

Оскільки значна частина документів супроводжується додатками, тo електронна система повинна реалізувати можливість їх введення, збереження та перегляду шляхом створення статичних i динамічних архівів. Фактично документ і сам може бути додатком до його представлення в документній системі. Це може бути реалізовано у вигляді файлів різного формату (текстовий, документ, електронна таблиця, графічний файл та iн.).

Важливо, що частина документів, якi беруть участь у документній комунікації (по суті всі, крім тих, що призначено для зовнішнього легітимного використання або надаються для звітності в державні органи) може бути вже сьогодні переведена в електронну форму i саме в такому вигляді візуватися, узгоджуватися i затверджуватися, що, до речі, вже зроблено в деякихнайбільш динамічно розвинутих органах державного управління України. У результаті з'являється можливість реалізувати змішаний електронно-паперову документну комунікацію з необхідним замовнику співвідношенням паперових i безпаперових технологій.

Важливим аспектом на сучасному етапі інформатизації державного управління є розроблення та впровадження систем електронного врядування. Одними з найважливіших проблем цього процесу є:

· необхідність оперативного створення, оновлення документів для публікації інформації засобами Інтернет;

· вирішення завдань оперативного реагування на запити громадян, їх узагальнення, аналіз та прийняття рішень;

· необхідність створення адміністративних i технологічних ланок управління процесами електронного урядування, включення їх у загальну структуру державного управління.

Шляхом вирішення цих проблем є впровадження комплексних систем електронного документообігу (СЕД) як базових інформаційних систем, передусім у виконавчих органах влади. Зумовлено це тим, що саме ці органи перебувають у безпосередніх відносинах з соціальною та економічною сферою. Головною метою впровадження СЕД є пiдвищeння ефективності документних комунікацій в органах, створення ефективного середовища управління та функціонування державної установи. Основними особливостями впровадження CEД на рівні державного управління є: