Документні комунікації, що відбуваються в органах державного управління України

Основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів встановлює Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг". За цим законом визначаються основні поняття:

Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

Електронний документообіг (обіг електронних документів) - сукупність процесів утворення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Система електронного документообігу (СЕД) призначена для автоматизації всього комплексу робіт з документами як створеними в цій установі, так і з тими, що надійшли ззовні: введення документів у систему, реєстрація, розподіл і розсилання, редагування і модифікація, оперативне збереження й архівація, пошук і перегляд, видобування і відтворення, контроль виконання, розмежування доступу, довідкова служба тощо. Істотним фактором є забезпечення групової роботи з документами.

Саме процеси створення документів лежать в основі ефективного функціонування систем документних комунікацій. Загальними вимогами до таких систем є такі :

· Масштабованість. Система документних комунікацій повинна забезпечувати максимально необхідну кількість користувачів, змінюючи свою потужність лише за рахунок апаратного за6езпечення.

· Функціональність. Оскільки органи державної влади функціонально орієнтовані на виконання тих чи інших завдань, забезпечення їх діяльності лежить в основі базових підсистем документних комунікацій.

· Розподіленість. Основні етапи ведення спеціалізованих систем документних обмінів виконуються в функціонально розподілених органах, що можуть бути розподілені i територіально, Архітектурна система повинна підтримувати взаємодію віддалених користувачів із забезпеченням чіткої системи ієрархічного санкціонованого доступу.

· Модульність. Оскільки впровадження системи документообігу виконується послідовно за певним планом, то повинно складатися з окремих модулів, що можуть забезпечувати обмін даними між собою. Таким чином, інтегрованість є ще однією вимогою до систем документних комунікацій.

· Відкритість. Система комунікацій за допомогою документів в установі повинна функціонувати у взаємодії з іншим прикладним програмним забезпеченням i мати відкриті інтерфейси для можливої інтеграції з іншими системами.

· Послідовність. Життєвий цикл документа складається з двох стадій: стадія розробки документа, його включає його розробку, оформлення i затвердження: стадія опублікованого (затвердженого) документа, що включає етап (стан) виконання, етап архівного стану та його ліквідації.

Система документних комунікацій в режимі реального часу розробки та дії документа повинна забезпечувати: стадії його життєвого циклу, виконання правила однократного введення даних в інформаційну систему через екранні форми (аналоги первинних документів), реєстрацію в реєстрах документів або облікових реєстрах з подальшою їх обробкою у міру виконання рішень.

Усі документи, роботу з якими необхідно автоматизувати, розподіляються на основні види залежно від їх призначення, прив'язки до завдань i доступу до них співробітників функціональних служб. Наприклад, створюється вид документів "Розпорядження по штату установи", в який увійдуть, наприклад, "Розпорядження про затвердження посадових інструкцій", "Розпорядження про зміну посадових інструкцій", "Розпорядження по затвердженню структури управлінь i відділів". У цьому випадку поєднуючою ознакою є призначення документів. До окремого виду можна віднести «Вхідну кореспонденцію». Призначення документів може бути зовсім різним, але при цьому їх об'єднує характер інформації - це завжди інформація на матеріальному носії, що поступає ззовні. Таким же чином розподіляються на види всі документи, що циркулюють в установі. Ступінь загальності визначається залежно вiд конкретних потреб. Розподіл на види дозволить вести наскрізну нумерацію (ідентифікацію) документів у межах одного виду. Об'єднання документів у види виконується за критеріями, що визначають їх спільність. Але при цьому в межах одного виду документи можуть мати значну кількість вiдмiннocтeй, тому в окремому видi документи доцільно розподілити на варіанти. Саме в організації варіанта документів вказується детальний опис технології ро6оти з документами, що до нього належать. Для варіанта документів визначаються: структура i реквізити (аналітичні поля, поля сум та iн.), форма реєстраційної картки, алгоритм її заповнення, перевірки i обробки, бланки друку, перелік можливих показників стану документа i операцій, які можливо або необхідно виконати залежно вiд цих показників. Для визначення виду документів можливий певний перелік варіантів. Наприклад, вхідна кореспонденція може маги такі варіанти: «Розпорядження обласної державної адміністрації, "Листи відділів i управлінь обласної державної aдмiнicтpaцiї" тoщo. Фopмyвaння лoгiчнoї cтpyктypи спеціалізованих варіантів доцільно співвіднести зi структурою вищестоящої установи або з функціональними напрямами діяльності ії пiдpoздiлiв.